Papierdokumente mit OCR-Software in digitale Dokumente konvertieren

Papierdokumente mit OCR-Software in digitale Dokumente konvertieren

Das digitale Zeitalter für die Speicherung von Unternehmensdaten ist angebrochen, wobei die Zuverlässigkeit und Bequemlichkeit der digitalen Archivierung (bei den meisten Arten von Dateien) der Aufbewahrung von Papierunterlagen überlegen ist. Trotzdem kann die Umwandlung Ihrer physischen Aufzeichnungen in ein digitales Format Ihnen als eine gewaltige Aufgabe erscheinen. In einem Unternehmen mit langer Tradition z.B. können jahrzehntelange Papierdokumente viel Platz in den Aktenschränken beanspruchen. Und Unternehmen jeden Alters können viele neue Papiere wie Quittungen und Rechnungen anhäufen.

Das Scannen versetzt die Archive Ihres Unternehmens in das moderne Zeitalter der digitalen Dokumentenspeicherung, aber es gibt mehr als eine Möglichkeit, gescannte Dokumente zu verarbeiten und zu formatieren. Wenn Sie gedruckte Dokumente einfach als kontrastarme Bilddateien einscannen, nimmt die daraus resultierende Datensammlung eine große Menge an digitalem Speicherplatz in Anspruch, und es wird unmöglich sein, innerhalb dieser Unterlagen nach Texten zu suchen. Hier kommt die zweite Stufe eines effektiven Digitalisierungsprozesses ins Spiel: die optische Zeichenerkennungssoftware (OCR).

Die OCR-Technologie von Foxit, die Teil des PDF Compressors ist, ist eine leistungsstarke Ergänzung zum Scannen von Dokumenten, die es Ihnen ermöglicht, ein Archiv von durchsuchbaren PDF-Dateien zu erstellen, die auf kleine Dateigrößen komprimiert und mit den gängigen PDF-Reader-Programmen kompatibel sind. Durch die Digitalisierung von Informationen aus physischen Aufzeichnungen zu einem funktionalen Format wie PDF kann Ihr Unternehmen die Vorteile einer modernisierten Datenspeicherung voll ausschöpfen.

Was eine OCR-Anwendung für Ihr Unternehmen leisten kann

Die Verwendung der OCR-basierten PDF-Konvertierung beim Scannen von Daten bietet einen Mehrwert, da durchsuchbare PDFs im Textformat erzeugt werden, anstatt die direkt von einem Scanner erzeugten Dateien als Bilddateien zu speichern. Eine schnelle und einfache Stichwortsuche kann wichtige Informationen aus Dokumenten anzeigen, wenn deren Text mit Hilfe von OCR erkannt wurde. Das Sortieren von kontrastarmen Bildern kann Stunden zusätzlicher Arbeitszeit in Anspruch nehmen, da die Mitarbeiter jedes Dokument öffnen und seinen Inhalt visuell überfliegen müssen.

Es ist besser, diesen Prozess mit einer stark automatisierten OCR durchzuführen, als sich auf die manuelle Dateneingabe zu verlassen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter dazu auffordern, Informationen von Papieren einzugeben, anstatt sie zu scannen und zu konvertieren, erhalten am Ende vielleicht durchsuchbare digitale Dateien, aber der Arbeitsaufwand, der in diesen Prozess einfließt, ist offensichtlich weitaus größer.

Die Verwendung eines weniger ausgeklügelten OCR-Systems, das keine Automatisierung bietet und bei dem die Mitarbeiter jede Datei manuell für die Konvertierung auswählen müssen, ist zwar eine bessere, aber immer noch nicht optimale Option. Die Fähigkeit der OCR-Anwendung des PDF Compressors, bestimmte Ordner auf neue Bilddateien zu überprüfen, ermöglicht es den Mitarbeitern, einen Scanvorgang einzurichten und automatisch ablaufen zu lassen, anstatt jede Konvertierung von Hand auszulösen. Die Verwendung eines Batch-OCR-Befehls ermöglicht es den Mitarbeitern, große Dokumentenbestände gescannter Dokumente auf einmal mit hoher Geschwindigkeit zu konvertieren.

Genauigkeit und Leistungsfähigkeit der OCR

Geschwindigkeit und Automatisierung sind wertvolle Komponenten einer OCR-Lösung und des Scannens im Allgemeinen, aber die Genauigkeit ist der entscheidende Faktor. Wenn ein OCR-Algorithmus den Text in einem bestimmten Dokument nicht genau erkennen kann, wird er seinem potenziellen Wert nicht gerecht. Aus diesem Grund ist die OCR-Anwendung von PDF Compressor auf maximale Genauigkeit ausgelegt.

Die PDF Compressor-Software kann Wörter erkennen in Fällen, bei denen andere OCR-Lösungen aufhören würden zu funktionieren, z. B. wenn Dokumente in niedriger Auflösung erfasst wurden. Sie kann auch multidirektionalen Text oder einen Text in anderen Farben als schwarzen Buchstaben auf weißem Hintergrund erkennen. Wenn der Text durch Fremdzeilen unterbrochen oder anderweitig aufgebrochen wird, kann es vorkommen, dass weniger leistungsstarke OCR-Tools dies nicht erkennen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein hochwertiges OCR-fähiges System zu wählen, anstatt sich mit einem beliebigen Angebot auf dem Markt zu begnügen. Der PDF Compressor von Foxit steht mit seinen Funktionen für automatische Drehung, Bereinigung, Neuabtastung und Trennung des Vordergrundhintergrunds an der Spitze der OCR-Lösungen.

Die Verwendung eines OCR-Moduls, das aktiv nach Wörtern in einer bestimmten Sprache sucht, ist eine weitere Möglichkeit, um den gesamten Text, der in einem gescannten Bild vorhanden ist, fehlerfrei zu finden und zu konvertieren. Zu diesem Zweck unterstützt die OCR-Anwendung von PDF Compressor 118 Sprachen aus allen Teilen der Welt.

Zusätzliche Verwendungsmöglichkeiten für PDF Compressor

Der PDF Compressor ist nicht nur für gescannte Dateien geeignet, da die neueste Version auch eine konsistente PDF-Konvertierung für digitale Dokumente wie Microsoft Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen, E-Mails, HTML und mehr bietet. Wenn diese Dateien bereits digital lesbaren Text enthalten, wird der PDF Compressor keine OCR ausführen, sondern die digitalen Daten unverändert übernehmen. Bei der Arbeit mit „kontrastarmen“ Dateien wie z. B. Bildern wird die OCR ausgeführt und erzeugt durchsuchbaren Text.

Wenn Sie in erster Linie ein Langzeitarchiv benötigen, können Sie Dateien in das PDF/A-Format konvertieren. Diese PDF-Variante ist für eine genaue Datenspeicherung und langfristige Kompatibilität optimiert. Alle neuen PDF-Reader sind in der Lage, PDF/A-Dateien zu öffnen, so dass Sie in Zukunft nicht mehr nach einer veralteten oder ausgefallenen Anzeigesoftware suchen müssen, um auf Ihre archivierten Inhalte zuzugreifen.

Installation und Verwendung von OCR

Es ist einfach, den PDF Compressor zu erwerben und zu installieren. Dabei wählen Sie einfach ein Modell aus, das den Nutzungsplänen Ihres Unternehmens entspricht, so dass Ihr Team  schnell an Konvertierungsprojekten arbeiten kann. Die Lizenzmodelle beinhalten:

– Das einmalige Volumenpaket, das nach der Anzahl der verarbeiteten Seiten abgerechnet wird. Am besten geeignet für Rückstände, einmalige Nutzung und uneinheitliches monatliches oder jährliches Volumen.

– Ein jährlicher Volumenplan, der auf der Anzahl der Seiten basiert, die Sie in einem Jahr scannen, und der sich für Unternehmen mit einem kontinuierlichen Bedarf an Scan-Dienstleistungen eignet.

– Das Modell für Unternehmen mit unbegrenztem Volumen, bei dem es kein oberes Volumenmaximum gibt und das nach der Anzahl der CPU-Kerne berechnet wird, die Sie für die Konvertierung verwenden.

Die Software ist für Windows 7 oder höher hergestellt und erfordert eine 2-GHz-CPU, 1 GB freien Speicherplatz auf einer Festplatte, mindestens 1 GB RAM (2 GB wird empfohlen) sowie das Microsoft .NET Framework 4.6.2. Starten Sie einfach eine kostenlose Testversion des Systems und Sie werden schnell sehen, wie nützlich PDF Compressor für Ihr Unternehmen sein wird.

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