- April 13, 2020
- Von Sven Larsen, Praktikant – Digital Marketing
Die Speicherung gescannter Dokumente als PDF-Dateien ermöglicht eine effizientere Organisation der Dokumente, eine schnellere gemeinsame Nutzung und günstigere Speicherkosten. Trotz dieser Vorteile birgt die Komprimierung physischer Dokumente in PDF-Dateien das Risiko, dass die Qualität des Dokuments in der elektronischen Version verloren geht.
Aufgrund dieses offensichtlichen Gegensatzes mussten viele Unternehmen einen Kompromiss zwischen dem Vorteil der kleineren PDF-Dokumente und den damit einhergehenden Qualitätseinbußen finden. Was diese Unternehmen vielleicht nicht wissen, ist, dass es einige sehr gute Möglichkeiten gibt, um sicherzustellen, dass PDF-Dokumente sowohl komprimiert als auch in ihrer ursprünglichen Qualität erhalten werden können.
Warum sowohl Qualität als auch Komprimierung wichtig sind
Die Erhaltung der Dokumentenqualität ist für Anwaltskanzleien, Banken, biowissenschaftliche Organisationen und Unternehmen in jeder anderen stark regulierten Branche, die mit großen Archivierungs- und Konvertierungsproblemen konfrontiert sind, von entscheidender Bedeutung. In der Rechtsbranche beispielsweise schreiben die Gerichte in den Vereinigten Staaten, Europa und Australien vor, dass alle Dokumente, die bei der e-Discovery und bei e-Filing eingereicht werden, in einem komprimierten, durchsuchbaren PDF-Format von weniger als 10 MB gesendet werden müssen.
Seit 2016 hat jeder Bundesstaat der Vereinigten Staaten ein elektronisches Ablagesystem zur Erfassung von Gerichtsdokumenten eingeführt, und sogar der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten verlangt, dass PDF-Dateien über e-Discovery verfügbar sind.
Insbesondere die Qualität dieser PDF-Dateien wird auch oft vom Gericht vorgeschrieben. Häufig sind genaue digitale Kopien erforderlich, um Gültigkeit, Genauigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Viele Gerichte haben für diese Dokumente Dateigrößenbeschränkungen, wie z.B. 10 MB, die vom US-Konkursgericht festgelegt wurden. Wenn eine Kanzlei oder ein Unternehmen seine PDF-Rechtsdokumente komprimiert, um diese Grenzwerte einzuhalten, besteht die Gefahr, dass die Zugänglichkeit und die Qualität der Dokumente beeinträchtigt wird, was zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen kann.
Eine Komprimierung ist in vielen Fällen auch dann nötig, wenn keine Vorschriften eingehalten werden müssen. Größere Dateigrößen können schnell zu dramatisch höheren Speicherkosten führen. Die Möglichkeit, Dokumente auf bis zu 1 % ihrer ursprünglichen Größe zu reduzieren, trägt dazu bei, die Kosten zu senken. Diese Kosten summieren sich insbesondere für große Unternehmen und Cloud-Speicherkunden. Es wird auch allgemein angenommen, dass eine zu starke Komprimierung der Qualität schaden kann, was zu einem zusätzlichen Zeitaufwand bei der Entschlüsselung des Dokuments sowie zu Fehlern beim Zugriff auf die Dokumente führt.
Zwei Möglichkeiten zur Komprimierung von PDF-Dateien mit gleichzeitiger Qualitätserhaltung
Bei der verlustfreien Komprimierung wird ein kleineres Dokument erstellt, indem man zunächst alle sich wiederholenden Informationen entfernt. Beim Zugriff auf Ihre Dokumente behält das neue komprimierte Dokument dann alle ursprünglichen Informationen und Daten so lange wie nötig bei.
Viele Menschen lösen die Probleme beim Senden und Speichern großer Dateien durch die Verwendung von ZIP-Dateien. Microsoft hat die Komprimierung durch die Verwendung von ZIP-Dateien seit 1998 zu einer eingebauten Funktion gemacht, die es den Benutzern ermöglicht, mehrere größere Dateien in eine Datei zu komprimieren, die weiter komprimiert werden kann.
Die Qualität Ihrer Dokumente innerhalb von ZIP-Dateien wird nicht beeinträchtigt, da ZIP-Dateien verlustfreie Komprimierung verwenden, um die Qualität zu gewährleisten. Allerdings treten Probleme bei der Einhaltung von Archivierungsvorschriften bei ZIP-Dateien auf, da Dokumente nicht direkt geöffnet werden können. Außerdem kann die Fähigkeit zur Einhaltung von Vorschriften ein Problem darstellen, da die ZIP-Dateien selbst Gefahr laufen, beschädigt zu werden. Da sich Ihre Dateien in einer ZIP-Datei befinden, können bei einer Beschädigung einiger Daten auch die übrigen Dateien darin betroffen sein.
Die verlustfreie MRC-Komprimierung ist die beste Alternative zu ZIP-Dateien und verlustbehafteten Dokumentenkomprimierungsmethoden. MRC verwendet verlustfreie Komprimierungstechniken, um die Größe der PDF-Datei deutlich zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität des Dokuments trotz hoher Komprimierungsrate zu erhalten.
Wie geht das? Die MRC-Komprimierung nimmt ein Dokument, teilt es in drei entsprechende Ebenen auf, komprimiert jede Ebene unabhängig voneinander, entfernt Redundanzen und fügt die Ebenen wieder zu einer kleineren und qualitativ hochwertigen PDF-Datei zusammen.
Jede dieser Ebenen enthält Schlüsselaspekte des Dokuments, die komprimiert werden:
- Eine binäre Maskenebene für Text und Bilder in hoher Auflösung
- Eine Vordergrundebene für Text und Bilder in niedrigerer Auflösung
- Eine Hintergrundebene nur für Bilder und den Hintergrund des Dokumentes
Durch die Komprimierung von Dokumenten in mehreren Stufen anstelle eines ganzen Bildes vernachlässigt die MRC-Komprimierung keine Details oder verliert bei einer kleineren Dateigröße nicht an Qualität.
Durch die verlustfreie Bildkomprimierung auf jeder dieser Ebenen wird das gescannte Dokument kleiner, da keine Redundanz verloren geht, und gleichzeitig wird die Qualität durch die sorgfältige Beachtung von Ebenen und Details verbessert.
Im Gegensatz zu ZIP-Dateien ist bei der Verwendung der MRC-Komprimierung das Risiko einer Beschädigung nicht so hoch, da jedes Dokument einzeln komprimiert wird, anstatt wie bei ZIP-Dateien zusammen mit anderen Dokumenten in einer komprimierten Datei gespeichert zu sein. Die Verwendung der MRC-Komprimierung löst auch das Problem des Dokumentenzugriffs, da die Dokumente einfach einzeln an einem Speicherort abgelegt werden und nicht als gezippter Ordner, der zum Entpacken und Extrahieren eine eigene Technologie erfordert.
Wie die MRC-Komprimierung die Einhaltung von Vorschriften ermöglicht
Die MRC-Komprimierung ermöglicht es, kleinere PDF-Dateien klar und qualitativ hochwertig zu halten, was sie für viele Branchen zu einer unverzichtbaren Wahl macht. PDF-Qualität ist eine Notwendigkeit bei der Kommunikation mit anderen Unternehmen, Regierungsorganisationen und – natürlich auch – Kunden.
Die Einhaltung der Qualitätsanforderungen, die viele Gerichtssysteme für ihre e-Discovery- und Online-Aktenablagesysteme benötigen, wird durch den Einsatz der MRC-Komprimierung erleichtert. Die Dateigrößenbeschränkungen können durch die verlustfreie Komprimierung eingehalten werden, während die erforderliche Qualität für diese Gerichtsdokumente durch die mehrschichtige Analyse der MRC-Komprimierung und das geringere Korruptionsrisiko (im Vergleich zu ZIP-Dateien) beibehalten wird.
Die verlustfreie Dokumentkomprimierung kann das auch: Geringere Speicherkosten, schnellerer E-Mail-Versand
Für viele Organisationen ist die Speicherung von Dateien und Daten eine kostspielige Notwendigkeit. Die Komprimierung von PDF-Dateien mit MRC-Komprimierung kann den Speicherplatz um 50 % oder mehr reduzieren und dafür sorgen, dass Netzwerke reibungsloser laufen.
Die MRC-Komprimierung kann auch eine schnellere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden ermöglichen. Das Versenden größerer Dokumente kann den Betrieb verlangsamen, aber die Verwendung der MRC-Komprimierung zur Erstellung kleinerer PDF-Dateien kann die Verteilung dieser Dokumente beschleunigen.
Die Dateigröße von Google Mail (gmail) ist auf 25 MB begrenzt, während Outlook eine magere Grenze von 10 MB hat, aber ein PDF-Kompressor mit MRC-Komprimierung kann eine neue Leichtigkeit in die Kommunikation und gemeinsame Nutzung wichtiger Dokumente bringen.
