Fünf PDF-Formate und ihre Einsatzmöglichkeiten

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Das Portable Document Format (PDF) ist heute aus keinem Unternehmen und von keinem Computer mehr wegzudenken. Mehrmals täglich öffnet, speichert oder versendet man das praktische Dateiformat und teilt so Informationen mit seinen Kollegen, Kunden oder Partnern. Das im Jahr 1993, als ein für elektronische Schriftstücke, entwickeltes Dokumentenformat ist heute weltweit verbreitet und wurde 2008 bereits von der ISO in der Norm 32000 anerkannt. Neben dem klassischen PDF gibt es noch weitere Formate, die die Familie der PDF-Standards bilden: PDF/A, PDF/UA, PDF/X, PDF/VT und PDF/E.  Und jedes Dokumentenformat hat dabei seine eigene Bühne. Wir stellen die Familie der PDF-Standards vor – kurz, prägnant und zukunftsorientiert.

Bevor wir jedoch zur Vorstellung des ersten Familienmitglieds kommen, möchten wir euch? versichern, dass das PDF-Format trotz HTML5 DER Standard für Dokumente bleiben wird. Ein Nachfolger ist nicht in Sicht, da das plattformunabhängige Dateiformat alles bietet, was im Business für den Austausch, die Weiterverarbeitung und die Archivierung von Dokumenten notwendig ist.
Das sieht auch die International Organization for Standardization (ISO), die im Jahr 2017 das PDF 2.0 veröffentlichte und damit das praktische Dokumentenformat mit weiteren zahlreichen Funktionen und Detailverbesserungen veredelte.

PDF/A – Der ISO-Standard für Langzeitarchivierung
Gerade in einer schnelllebigen und sich ständig verändernden Zeit ist es wichtig Wege zu finden Informationen und Dokumente langfristig und digital aufbewahren zu können. PDF/A ist 2005 als Standardformat für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten in der ISO in der Norm 19005 definiert worden und bietet daher die sicherste Möglichkeit Informationen zu konservieren.
Entwickelt wurde die erste Version PDF/A-1 auf Basis des PDF-Formats 1.4. von Adobe. Damals noch mit einem überschaubaren Funktionsumfang, hat sich PDF/A stetig weiterentwickelt. Derzeit existieren drei Normteile mit bis zu drei Konformitätsleveln. Als technische Neuerung konnte 2011 im zweiten Normteil PDF/A-2 das Format beispielsweise JPEG2000 enthalten, während mit dem dritten Normteil PDF/A-3 die Einbettung beliebiger Dateiformate ermöglicht wurde, damit die Daten und Dokumentenversion untrennbar verbunden sind.

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Die Bedeutung der Konformitätsstufen a, b, u:
Die verschiedenen Konformitätsstufen spiegeln die Qualität der archivierten Dokumente wider und richten sich nach dem Eingangsmaterial und dem Verwendungszweck.
•    Stufe A (Accessible/Zugänglich) umfasst sämtliche Anforderungen des Standards inklusive Abbildung der inhaltlichen Struktur und korrekter Lesereihenfolge des Dokumentinhalts. Textinhalte müssen extrahierbar sein und die Struktur muss die natürliche Leseabfolge abbilden. Es werden hohe Anforderungen an die verwendeten Schriftzeichen gestellt. Diese PDF/A-Stufe lässt sich in der Regel nur bei der Konvertierung aus digitalen Ursprungsdokumenten erreichen.
•    Stufe B (Basic) garantiert eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit der Inhalte. Stufe B lässt sich meist einfacher generieren als Stufe A, gewährleistet aber nicht zu 100 Prozent Textextraktion oder
-durchsuchbarkeit. Eine problemlose Wiederverwendung des Inhalts ist nicht unbedingt gegeben. Gescannte Papiervorlagen lassen sich normalerweise ohne Weiteres in PDF/A der Konformitätsstufe B wandeln.
•    Stufe U (Unicode) wurde mit PDF/A-2 eingeführt. Es handelt sich um eine Erweiterung der Konformitätsstufe B dahin gehend, dass der gesamte Text im Schriftzeichenstandard Unicode abgebildet ist.

PDF/UA – Das Format ohne Barrieren
UA ist das Akronym für Universal Accessibility und stellt die universelle Barrierefreiheit dar. Dieser Standard soll gewährleisten, dass alle Menschen selbstständig und gleichberechtigt die Informationen aus Dokumenten wahrnehmen und nutzen können. Für Menschen, die auf barrierefrei zugängliche Informationen und Dokumente angewiesen sind, ist dieses Format die beste Wahl.

PDF/UA ermöglicht:
– Dokumente ohne fremde Hilfe zu nutzen, indem ein bestimmtes Ziel im Dokument auf einfache und direkte Weise und in einer angemessenen Zeit erreicht werden kann

– Dokumente in gleich hoher Qualität zu nutzen, wie dies für Menschen ohne Einschränkungen möglich ist.

Die technischen Anforderungen an universell barrierefreie PDF-Dokumente sind im neuen Standard PDF/UA einheitlich und klar vorgegeben. Sie legen fest, wie zum Beispiel Texte, Bilder, Formularfelder, Listen und Tabellen beschaffen sein müssen, damit Menschen mit Behinderungen sie nutzen können. Darüber hinaus erleichtert PDF/UA den Zugang zu Dokumenten auf mobilen Endgeräten und deren flexible Weiterverwendung.

Grundsätzlich kann eine PDF/A-Datei auch gleichzeitig dem PDF/UA-Standard entsprechen. Sie muss dann allerdings die Anforderungen beider Standards erfüllen – also auch alle Informationen enthalten, die PDF/UA für die Zugänglichkeit erfordert.

PDF/X – Dokumentenaustausch in der Druckvorstufe
Die Kennung „X“ steht für Exchange – Austausch. Entwickelt wurde dieser Standard 2001 für den originalgetreuen Austausch von Dateien für Druckereien. Die Standardisierung sollte verhindern, dass in offenen Dateiformaten aus z.B. Layoutprogrammen Farb- und Schriftinformationen verloren gehen und die Druckergebnisse so verfälschen. Mittlerweile ist bereits die fünfte Version bei PDF/X angelegt. Hier werden u.a. die Integration transparenter Elemente, die Bildkompression mit JPEG2000 oder eingebettete und extern referenzierte Elemente unterstützt. Zusätzlich können auch Mehrkanal-ICC-Profile verwendet werden, um auf allen Ausgabegeräten eine perfekte Farbübereinstimmung zu gewährleisten.

PDF/VT – Für den personalisierten Druck
Im August 2010 hat die International Standard Organization das PDF/VT-Format, auch bekannt als ISO 16612-2, veröffentlicht. Aufbauend auf dem PDF/X-Standard wurde die neue Version für die besonderen Workflow-Erfordernisse des variablen Datendrucks (V) und des Transaktionsdrucks (T) optimiert. So können unter anderem Rechnungen und personalisierte Werbedrucke sicherer gedruckt werden.

PDF/E – 3D Darstellung für das Engineering
PDF/E ist mit der Funktion der interaktiven 3D-Darstellung ausgestattet. Das bedeutet, dass innerhalb einer PDF-Datei 3D-Elemente gedreht oder aufgeklappt werden können. Gilt PDF/E zurzeit innerhalb der PDF-Familie eher als Exot, findet es aber seine typischen Anwendungen in der Konstruktionszeichnung, die beispielsweise aus CAD-Systemen konvertiert werden.

Das PDF-Format ist vielseitig und wird von vielen Herstellern und Programmen unterstützt. So wird man immer eine spezialisierte und trotzdem wirtschaftliche Lösung für die unzähligen Anforderungen finden. Allerdings können sich in diesen Fällen auch immer kleine Fehler in die Dokumente einschleichen, die zunächst unbemerkt bleiben, aber im Laufe der Aufbewahrungszeit dann doch zu Problemen führen können. ISO Standards und die Verwendung von Foxits Enterprise Lösungen hilft hochqualitative und langfristig sichere und stabile Dokumente zu erzeugen.

Sie möchten mehr über unsere Enterprise Lösung zur Erzeugung von sicheren PDF/A-Dateien erfahren? Dann kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

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