- July 22, 2020
- FOXITBLOG
Regale voller staubiger Akten in dunklen Kellern: Dieses Bild haben wohl viele vor Augen, wenn es um die Archivierung von Dokumenten innerhalb staatlicher Behörden geht. Nicht aber, wenn man es richtig macht. Mit dem E-Government-Gesetz sind die elektronische Aktenführung und das ersetzende Scannen unwiderruflich zu zentralen Pflichtaufgaben für Behörden und Verwaltungen geworden.
Ein nutzerfreundlicherer und effizienterer Verwaltungsdienst für Bund, Ländern und Kommunen ist das Ziel der Regierung. Je nach Aufgabenbereich müssen die Behörden verschiedenste Dokumente verwalten: Von detaillierten, handgezeichneten Kartenwerken bis hin zu farbigen, gestempelten Antragsdokumenten. In eGovernment-Centern wird nachdrücklich an der digitalen Zukunft von Verwaltungsprozessen und Fachanwendungen gearbeitet. Hier gilt es in jedem Fall die Herausforderung zu überwinden, von Anfang an auf die richtige Lösung zu setzen.
Das folgende Beispiel macht dies deutlich: Farbige Dokumente in der Papier-Akte müssen auch in der digitalen Akte in Farbe vorliegen – als originalgetreue Abbilder und für lange Zeit sicher archivierbar. Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, verdient das ersetzende Scannen seinen Namen. Nur dann können die Originale aus Papier vernichtet werden, unter Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten!
Foxits Enterprise-Lösungen zur sicheren Archivierung in PDF/A
Mit Foxit sind Behörden und staatliche Einrichtungen auf der sicheren Seite, wenn es um die Archivierung von wichtigen Dokumenten geht: Der Foxit PDF Compressor nutzt das ISO-konforme PDF/A-Format, das als sicheres Fundament für die Langzeitarchivierung gilt. Damit ist es ganz leicht, alle Dokumente in hochkomprimierte und im Volltext durchsuchbare PDF/As zu konvertieren, sogar detaillierte Farbdokumente. So können Inhalte digital in einem langzeitbeständigen, verlustfreien und auffindbaren Format aufbewahrt werden. Der PDF Compressor ist auch eine hervorragende Basis, wenn die TR-RESISCAN umgesetzt werden soll. Zusätzlich können personenbezogene Kundendaten vollständig geschwärzt, verschlüsselt und Passwort geschützt werden. Und dies voll automatisiert.
Foxit ist der richtige Partner für umfassende PDF/A-Projekte. Neben dem PDF Compressor stehen noch weitere innovative Enterprise-Lösungen im Foxit Produkt-Portfolio zur Verfügung, die alle Bedürfnisse staatlicher Behörden erfüllen. So können nicht nur Papier-Dokumente in das digitale PDF/A-Format konvertiert werden, sondern auch große Datenmengen komprimiert und effektiv für die Langzeitarchivierung aufbereitet werden. Die Kostenreduzierung für physische und virtuelle Speichereinheiten und die Beschleunigung der Dokumentenprozesse sind nur zwei der vielen Vorteile des PDF Compressors, die Behörden sich zu Nutze machen sollten.
Für den Fall das bereits Dokumentenmanagementsysteme oder andere Fachanwendungen genutzt werden lassen sich die einzigartigen Softwarelösungen von Foxit auch nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren und unterstützen dabei die intelligente Darstellung beschreibender Informationen. Zusammenhängende Bilder und Metadaten können so unabhängig von ihrem Format problemlos verwaltet und bereitgestellt werden. Die Software bietet eine einzigartige, branchenweit führende Dokumentenkomprimierung, die Papierdokumente und gescannte Bilddokumente effizient und genau komprimiert. Dabei wird die Dateigröße von Schwarz/Weiß-Dokumenten um bis zu 10x reduziert. Durch die innovative Mixed Raster Content (MRC) Kompressionstechnologie können Farbdokumente sogar um ein Verhältnis von bis zu 100:1 verkleinert werden. So verschwinden nicht nur nach und nach die staubigen Aktenregale aus Behördenkellern, gleichzeitigt steigt auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Bearbeitungszeit von Kundenanfragen.
Sie möchten mehr über die innovativen Enterprise-Lösungen von erfahren? Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne und stellen Ihnen gerne eine Testversion zur Verfügung.
