5 Gründe warum Sie Kompressionssoftware verwenden sollten

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Es gibt viele Online-Dienstleister für die Kompression von Dokumenten, aber wenn Sie regelmäßig mit großen Dokumentenmengen arbeiten, ist es vielleicht besser, gleich in eine professionelle Lösung zu investieren.

1. Besser zum Teilen

Kompressionssoftware kann die Dateigröße von Schwarz-Weiß-Bildern um ein zehnfaches und von Farbbilder sogar um ein hundertfaches reduzieren. So wird es leichter, Bilder per E-Mail zu versenden, da die Upload- und Ladezeit ebenfalls reduziert wird. Das Versenden von E-Mail-Anhängen kann aufgrund der Größenbeschränkung ebenfalls schnell frustrierend werden, vor allem in dokumentenfokussierten Unternehmen wie Versicherungen oder Anwaltskanzleien.
Wenn Sie häufig mit großen Dokumenten arbeiten, ist es nicht nachhaltig die Dokumente in Originalgröße hin- und herzuschicken.

Anders herum, wenn Sie schon einmal einen großen Dateianhang erhalten haben, wissen Sie, dass es keinen Spaß macht, endlos darauf zu warten, dass er heruntergeladen wird. Verwenden Sie eine Kompressionssoftware, um den Zugriff auf Ihre Dateien schneller und einfacher zu gestalten. Ihre Kollegen und Freunde werden es Ihnen danken.

2. Bessere Mobilität

Dokumentenkompression erleichtert den Zugriff auf Dateien von mobilen Endgeräten. Wenn Dokumente kleiner und mobilfreundlicher sind, können sie jederzeit und überall geöffnet, angezeigt oder heruntergeladen werden. Dies ist gerade in der aktuellen Zeit, wo von zu Hause aus oder unterwegs gearbeitet wird, besonders hilfreich.

3. Besser für die Zukunft

Dokumente sind nicht hilfreich, wenn man bei Bedarf nicht darauf zugreifen kann. Die Kompression erleichtert das Speichern von Dokumenten, da sie weniger Speicherplatz beanspruchen und später schneller geöffnet werden können. Speichert man Dokumente im ISO-konformen und für die Langzeitarchivierung ausgelegtem PDF/A-Format können Dokumente über Jahrzehnte zuverlässig aufbewahrt werden. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, denen bestimmte Branchen und Unternehmen in der heutigen Zeit unterliegen, erheblich. Für Unternehmen, die bereits ihre Dokumente in Cloud-Speicher migrieren, kann die Kompression diesen Prozess zusätzlich beschleunigen.

4. Besser für den Geldbeutel

Dokumentenkompression ist eine großartige Möglichkeit, um Speicher- und Cloud-Zugriffskosten zu reduzieren, da die Preise für Cloudspeicher häufig in GB pro Monat berechnet werden. Daher werden viele Cloud-Dienste mit zunehmendem Inhalt immer teurer. Anbieter erheben häufig Downloadgebühren, die unvorhersehbar sein können und daher Ihr Cloud-Speicherbudget unnötig belasten. Durch kleinere Dateigrößen werden die Kosten für das Speichern von Dateien in der Cloud oder auf lokalen Servern gesenkt. Die Reduzierung des Speichermediums auf einen Bruchteil der Größe kann an mehreren Fronten zur erheblichen Kosteneinsparungen führen.

5. Besser für die Produktivität

Ganzheitlich betrachtet ist die Dateikomprimierung für die optimale Effizienz unerlässlich. Die Möglichkeit, Dokumente schneller und einfacher zu übertragen, spart viel Zeit, sodass Ihre Mitarbeiter keine lästigen Wartepausen einlegen müssen, bis Dateien hoch- oder heruntergeladen wurden. Während das Warten auf ein Dokument nach ein oder zwei Minuten abgeschlossen ist, sammeln sich im Laufe der Zeit Stunden des Wartens an, wenn man mit großen Dokumentenmengen arbeitet. Die langsame Beantwortung von Kundenanfragen kann sich dann negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

Die Dateikomprimierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Kompressionssoftware enthält zudem zusätzliche Funktionen, die das Dokumenten-Management noch weiter verbessern können. OCR-Technologie bietet beispielsweise die Möglichkeit, Dokumente vollständig im Text durchsuchbar zu machen. Daher sollten Sie bei der Auswahl der richtigen Software darauf achten, dass all Ihre Anforderungen erfüllt werden.

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