Foxit DMS · Conservation

Automatisez la conservation. Encadrez chaque enregistrement.

Foxit DMS (Document Management System) offre aux équipes un moyen encadré d’appliquer les règles de conservation, de suivre le statut du cycle de vie et de gérer les enregistrements de leur création jusqu’à leur élimination finale. Foxit DMS est inclus gratuitement avec un abonnement à Foxit PDF Editor ou Foxit eSign et comprend un stockage illimité.

Tableau de bord de conservation des enregistrements Foxit DMS avec statut du cycle de vie et contrôles de règles
Les piliers de la conservation des documents

Une base encadrée pour la gestion des archives

Foxit DMS centralise les règles de conservation, le statut du cycle de vie et l’activité d’élimination afin que les équipes gèrent les enregistrements de manière cohérente.
Conservation basée sur des règles
Définissez la durée de conservation des enregistrements selon les besoins métier et réglementaires.
Automatisation du cycle de vie
Déclenchez la conservation à partir d’événements clés du document, comme la signature finalisée ou la finalisation.
Actions de fin de vie
Archivez, déplacez ou supprimez les enregistrements de manière cohérente à la fin des périodes de conservation.
Visibilité de la conservation
Voyez où en sont les enregistrements, quelles règles s’appliquent et quelles actions ont eu lieu.
Fonctionnalités

La conservation des documents intégrée au cycle de vie documentaire

Découvrez comment Foxit DMS applique les règles de conservation, s’intègre à vos workflows, gère les actions de fin de vie, rend l’activité du cycle de vie visible et fait évoluer la gouvernance au rythme de votre entreprise.
Règles de conservation

Définissez vos règles de conservation une fois, appliquez-les partout

Foxit DMS permet aux organisations de définir des règles de conservation sur les documents, les dossiers et les workflows. Les équipes peuvent s’appuyer sur le type de document, les métadonnées ou la classification pour définir les durées de conservation et les actions de fin de vie.

  • Règles de conservation basées sur des règles

    Définissez la durée de conservation des documents selon vos exigences métier.

  • Gestion centralisée des règles

    Gérez les paramètres de conservation depuis une plateforme documentaire centralisée et gouvernée.

  • Application cohérente

    Appliquez les règles de conservation à toutes les équipes, tous les dossiers et tous les types de documents.

  • Suivi manuel réduit

    Remplacez les tableurs, les rappels d’agenda et les décisions de conservation ponctuelles.

  • Gouvernance des enregistrements évolutive

    Étendez vos pratiques de conservation à mesure que le volume documentaire et les équipes augmentent.

Élimination contrôlée

Appliquez des actions de fin de vie cohérentes

Foxit DMS applique les actions de fin de vie de manière contrôlée et reproductible. Les enregistrements peuvent être archivés, déplacés ou supprimés conformément aux règles de conservation définies, afin que les équipes réduisent la conservation excessive sans perdre les enregistrements qu’elles doivent conserver.
  • Actions automatisées en fin de conservation
  • Archivage, déplacement ou suppression contrôlés
  • Historique des actions de conservation
  • Moins de conservation excessive et d’encombrement du stockage
  • Élimination cohérente entre les équipes
  • Référentiels documentaires plus propres et ciblés
Cycle de vie documentaire dans Foxit DMS : de l’état actif à l’archivage puis à l’élimination

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Équipe collaborant sur des documents
Licences en volume
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Faites de la conservation des documents un processus reproductible et connecté

Foxit DMS offre aux organisations une conservation basée sur des règles, l’automatisation du cycle de vie, une élimination contrôlée et une visibilité sur la conservation, inclus avec Foxit PDF Editor et Foxit eSign. Gérez les enregistrements de leur création jusqu’à leur élimination finale au sein de workflows connectés Foxit PDF Editor et Foxit eSign.
  • Règles de conservation basées sur des règles
  • Déclencheurs du cycle de vie depuis Foxit eSign et PDF Editor
  • Actions d’archivage, de déplacement et d’élimination contrôlées
  • Statut, activité et reporting de conservation
  • Connecté à Foxit PDF Editor et Foxit eSign
FAQ sur la conservation des documents

FAQ sur la conservation des documents

Foxit Document Management System, également appelé Foxit DMS, aide les organisations à définir la durée de conservation, d’archivage ou d’élimination des documents et enregistrements gérés selon les règles configurées.

Foxit Document Management System, également appelé Foxit DMS, prend en charge des règles de conservation et des actions de cycle de vie pilotées par des règles sur les documents, les dossiers et les workflows. Les administrateurs configurent les règles qui encadrent les enregistrements gérés.

Foxit Document Management System, également appelé Foxit DMS, connecte les workflows de conservation à Foxit eSign. Les équipes peuvent appliquer des règles de conservation aux accords exécutés, aux documents signés complétés et aux enregistrements associés en fonction des événements du cycle de vie.

Foxit Document Management System, également appelé Foxit DMS, garde les PDF gérés connectés au référentiel central pendant que les équipes travaillent dans Foxit PDF Editor. L’historique des versions, les contrôles d’accès et les règles de conservation restent associés à l’enregistrement géré.

Foxit Document Management System, également appelé Foxit DMS, accompagne les programmes de conformité avec des règles de conservation, un historique d’activité et des workflows d’élimination contrôlée. Foxit DMS ne remplace pas le programme de conformité d’une organisation.