Foxit DMS · Retención de registros

Automatice la retención. Gobierne cada registro.

Foxit DMS (Document Management System) ofrece a los equipos una forma gobernada de aplicar reglas de retención, realizar un seguimiento del estado del ciclo de vida y gestionar los registros desde su creación hasta su disposición final. Foxit DMS se incluye sin coste con una suscripción a Foxit PDF Editor o Foxit eSign e incluye almacenamiento ilimitado.

Panel de retención de registros de Foxit DMS con estado del ciclo de vida y controles de políticas
Pilares de la retención de registros

Una base gobernada para la gestión de registros

Foxit DMS centraliza las reglas de retención, el estado del ciclo de vida y la actividad de disposición para que los equipos gestionen los registros de forma coherente.
Retención basada en políticas
Defina cuánto tiempo deben conservarse los registros según las necesidades del negocio y normativas.
Automatización del ciclo de vida
Active la retención a partir de eventos clave del documento, como la finalización de la firma o la finalización del documento.
Acciones de fin de vida
Archive, mueva o elimine registros de forma coherente cuando finalicen los períodos de retención.
Visibilidad de la retención
Vea en qué punto están los registros, qué políticas se aplican y qué acciones se han realizado.
Capacidades

Retención de registros integrada en el ciclo de vida del documento

Descubra cómo Foxit DMS gestiona las reglas de retención, se conecta a flujos de trabajo reales, administra las acciones de fin de vida, muestra la actividad del ciclo de vida y escala el gobierno junto con su negocio.
Reglas de retención

Defina las reglas de retención una vez y aplíquelas de forma coherente

Foxit DMS permite a las organizaciones definir reglas de retención en documentos, carpetas y flujos de trabajo. Los equipos pueden usar el tipo de documento, los metadatos o la clasificación para establecer períodos de retención y acciones de fin de vida.

  • Reglas de retención basadas en políticas

    Defina cuánto tiempo deben conservarse los documentos según los requisitos del negocio.

  • Gestión centralizada de reglas

    Gestione la configuración de retención desde una única plataforma documental gobernada.

  • Aplicación coherente

    Aplique reglas de retención en equipos, carpetas y tipos de documento.

  • Menos seguimiento manual

    Sustituya hojas de cálculo, recordatorios de calendario y decisiones puntuales sobre retención.

  • Gobierno de registros escalable

    Amplíe sus prácticas de retención a medida que crecen el volumen documental y los equipos.

Disposición controlada

Aplique acciones de fin de vida coherentes

Foxit DMS aplica acciones de fin de vida de forma controlada y repetible. Los registros pueden archivarse, moverse o eliminarse según las reglas de retención definidas, de modo que los equipos reducen la retención excesiva sin perder los registros que deben conservar.
  • Acciones automatizadas al final de la retención
  • Archivado, movimiento o eliminación controlados
  • Historial de acciones de retención
  • Menos retención excesiva y menos desorden de almacenamiento
  • Disposición coherente entre equipos
  • Repositorios documentales más ordenados y centrados
Ciclo de vida del documento en Foxit DMS: de activo a archivado y dispuesto

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Convierta la retención de registros en un proceso repetible y conectado

Foxit DMS ofrece a las organizaciones retención basada en políticas, automatización del ciclo de vida, disposición controlada y visibilidad de la retención, incluidos con Foxit PDF Editor y Foxit eSign. Gestione los registros desde su creación hasta su disposición final dentro de flujos de trabajo conectados de Foxit PDF Editor y Foxit eSign.
  • Reglas de retención basadas en políticas
  • Activadores del ciclo de vida desde Foxit eSign y PDF Editor
  • Acciones controladas de archivado, movimiento y disposición
  • Estado, actividad e informes de retención
  • Conectado con Foxit PDF Editor y Foxit eSign
Preguntas frecuentes sobre retención de registros

Preguntas frecuentes sobre retención de registros

Foxit Document Management System, también conocido como Foxit DMS, ayuda a las organizaciones a definir cuánto tiempo se conservan, archivan o desechan los documentos y registros gestionados según las políticas configuradas.

Foxit Document Management System, también conocido como Foxit DMS, admite reglas de retención y acciones del ciclo de vida basadas en políticas en documentos, carpetas y flujos de trabajo. Los administradores configuran las políticas que rigen los registros gestionados.

Foxit Document Management System, también conocido como Foxit DMS, conecta los flujos de trabajo de retención con Foxit eSign. Los equipos pueden aplicar reglas de retención a acuerdos ejecutados, documentos firmados completados y registros relacionados según los eventos del ciclo de vida.

Foxit Document Management System, también conocido como Foxit DMS, mantiene los PDF gestionados conectados al repositorio central mientras los equipos trabajan en Foxit PDF Editor. El historial de versiones, los controles de acceso y las políticas de retención permanecen asociados al registro gestionado.

Foxit Document Management System, también conocido como Foxit DMS, respalda los programas de cumplimiento con políticas de retención, historial de actividad y flujos de trabajo de disposición controlada. Foxit DMS no sustituye el programa de cumplimiento normativo de una organización.