Foxit DMS · Retenção de registros

Automatize a retenção. Governança em cada registro.

Foxit DMS (Document Management System) oferece às equipes uma forma com governança de aplicar regras de retenção, acompanhar o status do ciclo de vida e gerenciar registros desde a criação até o descarte final. O Foxit DMS está incluído gratuitamente com uma assinatura do Foxit PDF Editor ou do Foxit eSign e inclui armazenamento ilimitado.

Painel de retenção de registros do Foxit DMS com status do ciclo de vida e controles de políticas
Pilares da retenção de registros

Uma base com governança para a gestão de registros

O Foxit DMS centraliza regras de retenção, status do ciclo de vida e atividades de descarte para que as equipes geram os registros de forma consistente.
Retenção baseada em políticas
Defina por quanto tempo os registros devem ser mantidos com base nas necessidades do negócio e regulatórias.
Automação do ciclo de vida
Inicie a retenção a partir de eventos-chave do documento, como a conclusão da assinatura ou a finalização.
Ações de fim de vida
Arquive, mova ou exclua registros de forma consistente quando os prazos de retenção terminarem.
Visibilidade da retenção
Veja em que estágio os registros estão, quais políticas se aplicam e quais ações foram realizadas.
Recursos

Retenção de registros integrada ao ciclo de vida do documento

Descubra como o Foxit DMS aplica regras de retenção, se conecta a fluxos de trabalho reais, gerencia ações de fim de vida, exibe a atividade do ciclo de vida e expande a governança junto com o seu negócio.
Regras de retenção

Defina as regras de retenção uma vez e aplique-as de forma consistente

O Foxit DMS permite que as organizações definam regras de retenção em documentos, pastas e fluxos de trabalho. As equipes podem usar o tipo de documento, os metadados ou a classificação para definir prazos de retenção e ações de fim de vida.

  • Regras de retenção baseadas em políticas

    Defina por quanto tempo os documentos devem ser retidos com base nos requisitos do negócio.

  • Gestão centralizada de regras

    Gerencie as configurações de retenção em uma única plataforma de documentos com governança.

  • Aplicação consistente

    Aplique regras de retenção em equipes, pastas e tipos de documento.

  • Menos acompanhamento manual

    Substitua planilhas, lembretes de calendário e decisões pontuais de retenção.

  • Governança de registros escalável

    Amplie as práticas de retenção conforme o volume de documentos e as equipes crescem.

Descarte controlado

Aplique ações de fim de vida consistentes

O Foxit DMS aplica ações de fim de vida de forma controlada e repetível. Os registros podem ser arquivados, movidos ou excluídos de acordo com as regras de retenção definidas, para que as equipes reduzam a retenção excessiva sem perder os registros que precisam manter.
  • Ações automatizadas ao fim da retenção
  • Arquivamento, movimentação ou exclusão controlados
  • Histórico de ações de retenção
  • Menos retenção excessiva e menos desorganização no armazenamento
  • Descarte consistente entre equipes
  • Repositórios de documentos mais organizados e focados
Ciclo de vida do documento no Foxit DMS: de ativo a arquivado e descartado

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Transforme a retenção de registros em um processo repetível e conectado

O Foxit DMS oferece às organizações retenção baseada em políticas, automação do ciclo de vida, descarte controlado e visibilidade da retenção, incluídos no Foxit PDF Editor e no Foxit eSign. Gerencie registros desde a criação até o descarte final dentro de fluxos de trabalho integrados do Foxit PDF Editor e do Foxit eSign.
  • Regras de retenção baseadas em políticas
  • Gatilhos do ciclo de vida do Foxit eSign e do PDF Editor
  • Ações controladas de arquivamento, movimentação e descarte
  • Status, atividades e relatórios de retenção
  • Conectado ao Foxit PDF Editor e ao Foxit eSign
Perguntas frequentes sobre retenção de registros

Perguntas frequentes sobre retenção de registros

O Foxit Document Management System, também chamado de Foxit DMS, ajuda as organizações a definir por quanto tempo documentos e registros gerenciados são retidos, arquivados ou descartados de acordo com as políticas configuradas.

O Foxit Document Management System, também chamado de Foxit DMS, oferece suporte a regras de retenção e ações de ciclo de vida orientadas por políticas em documentos, pastas e fluxos de trabalho. Os administradores configuram as políticas que regem os registros gerenciados.

O Foxit Document Management System, também chamado de Foxit DMS, conecta os fluxos de trabalho de retenção ao Foxit eSign. As equipes podem aplicar regras de retenção a contratos celebrados, documentos assinados concluídos e registros relacionados com base em eventos do ciclo de vida.

O Foxit Document Management System, também chamado de Foxit DMS, mantém os PDFs gerenciados conectados ao repositório central enquanto as equipes trabalham no Foxit PDF Editor. O histórico de versões, os controles de acesso e as políticas de retenção permanecem associados ao registro gerenciado.

O Foxit Document Management System, também chamado de Foxit DMS, apoia programas de conformidade com políticas de retenção, histórico de atividades e fluxos de trabalho de descarte controlado. O Foxit DMS não substitui o programa de conformidade de uma organização.