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So signieren Sie ein Dokument elektronisch

Erfahren Sie, wie Sie Dokumente elektronisch signieren und handschriftliche Unterschriften für nahezu jede Art von persönlichen oder geschäftlichen Dokumenten ersetzen. Entdecken Sie die Tools, Schritte und Best Practices für sicheres, rechtsgültiges eSigning.

So signieren Sie ein Dokument elektronisch

Elektronische Signaturen verstehen

Was eSigning bedeutet und warum es wichtig ist

„eSign“ ist einfach die Kurzform für eine elektronische Signatur, also das digitale Pendant zur Unterschrift auf Papier. Ob Sie den Begriff als eSign, E-Signatur oder elektronische Signatur sehen: Gemeint ist immer dasselbe, nämlich jede elektronische Handlung, mit der jemand dem Inhalt eines Dokuments zustimmt oder ihn genehmigt.

Hinweis: Es besteht ein Unterschied zwischen allgemeinen elektronischen Signaturen und kryptografischen digitalen Signaturen. „Elektronische Signatur“ ist der Oberbegriff—vom eingegebenen Namen bis „Ich stimme zu“. Digitale Signaturen bilden die Teilmenge mit Zertifikaten und Verschlüsselung für stärkere Identitätsprüfung und Manipulationserkennung.

Unternehmen wechseln aus guten Gründen schnell von der Papierunterschrift zur elektronischen Unterzeichnung: Dokumente, deren Fertigstellung früher Tage gedauert hat, können in wenigen Minuten unterzeichnet werden, von jedem Gerät und überall. elektronische Signaturen sind nicht nur schnell, sondern sorgen auch für bessere Aufzeichnungen – mit Prüfprotokollen, die genau zeigen, wer unterschrieben hat,wann und von wo.

Dieser Leitfaden behandelt den gesamten E-Signing-Prozess: wie Sie ein Dokument, das Sie erhalten, signieren, wie Sie Dokumente versenden, damit sie andere unterschreiben können, was elektronische Signaturen rechtsgültig macht und wie Sie das richtige Signierungstool für Ihre Anforderungen auswählen.

Der vollständige Leitfaden zum elektronischen Signieren von Dokumenten

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum elektronischen Signieren und Versenden von Dokumenten.

Person unterschreibt Dokument auf Laptop-Computer

Wie kann ich ein Dokument, das ich erhalten habe, elektronisch signieren?

Wenn Ihnen jemand ein Dokument zum elektronischen Signieren sendet, erhalten Sie normalerweise eine E-Mail mit einem Link zum Überprüfen und Signieren. Der Prozess ist unkompliziert:

  • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail oder Benachrichtigung, die Sie erhalten haben.
  • Dokument prüfen sorgfältig, einschließlich aller Anweisungen des Absenders
  • Klicken Sie auf die Signaturfelder, um Ihre Unterschrift an den vorgesehenen Stellen einzufügen.
  • Signatur anlegen durch Tippen Ihres Namens, Zeichnen mit Maus/Finger oder Hochladen Ihrer handschriftlichen Unterschrift
  • Füllen Sie weitere Felder aus, falls erforderlich - zum Beispiel Datumsangaben, Initialen, Kontrollkästchen oder Texteingaben.
  • Klicken Sie auf „Fertig“ oder „Senden“, um den Signaturvorgang abzuschließen.

Nach der Unterzeichnung erhalten Sie in der Regel eine Kopie des ausgefüllten Dokuments per E-Mail für Ihre Unterlagen.

Geschäftsprofi bereitet Dokumente für die digitale Signatur vor

Wie sende ich ein Dokument zur elektronischen Signatur?

Für das Versenden von Dokumenten zur Signatur ist eine eSign-Plattform erforderlich. Hier ist der typische Arbeitsablauf:

  • Bereiten Sie Ihr Dokument vor - PDF eignet sich am besten, aber die meisten Plattformen akzeptieren auch Word, Excel und andere Formate.
  • In Ihre eSign-Plattform hochladen—dann lassen sich Felder platzieren
  • Fügen Sie Signaturfelder hinzu, wo jede unterzeichnende Person unterschreiben muss.
  • Fügen Sie bei Bedarf weitere Felder hinzu - etwa Datumsfelder, Initialen, Textfelder oder Kontrollkästchen.
  • E-Mail der Unterzeichnenden eintragen und ggf. Reihenfolge der Unterzeichner festlegen
  • Fügen Sie eine Nachricht hinzu, in der Sie erläutern, was unterschrieben wird und welche Hinweise zu beachten sind.
  • Senden Sie das Dokument zur Signatur, und die unterzeichnenden Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Unterzeichnende können ihre Signaturen auf jedem Gerät abschließen. Sobald alle Signaturen vorliegen, erhalten Sie eine Benachrichtigung, und das fertige Dokument wird automatisch gespeichert und zum Download bereitgestellt.

Sicherheits- und Rechtskonformitätskonzept

Sind elektronische Signaturen sicher und rechtsverbindlich?

Ja - elektronische Signaturen sind in den meisten Rechtsräumen weltweit rechtsgültig. In den Vereinigten Staaten schaffen der ESIGN Act und UETA die rechtliche Anerkennung. Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union bietet einen vergleichbaren Rahmen. Für die meisten Geschäftsdokumente hat eine ordnungsgemäß ausgeführte elektronische Signatur die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Was macht eine E-Signatur rechtsgültig?

  • Signaturwille: Der Signierende wollte das Dokument tatsächlich unterschreiben
  • Einverständnis zu elektronischer Geschäftsabwicklung: Parteien stimmten elektronischen Abläufen zu
  • Verknüpfung der Signatur mit dem Datensatz: Die Unterschrift gehört genau zu diesem Dokument
  • Aufbewahrung: Das signierte Dokument bleibt dauerhaft auffindbar

Professionelle eSign-Plattformen fügen Sicherheitsebenen hinzu, darunter Authentifizierung des Unterzeichners (E-Mail, SMS, Multi-Faktor), manipulationssichere Dokumentenversiegelung, umfassende Prüfprotokolle und Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und im Ruhezustand.

Vergleich digitaler Tools und Softwareplattformen

Mit welchen Tools kann ich Dokumente elektronisch signieren?

Ihre Optionen reichen von kostenlosen Basistools bis hin zu voll ausgestatteten professionellen Plattformen:

Kostenlose oder einfache Optionen umfassen das Zeichnen in einem PDF, integrierte Vorschaufunktionen des Betriebssystems wie die macOS-Vorschau oder browserbasierte Gratisdienste zum Unterschreiben. Für gelegentliche private Anwendungen reicht das oft aus, es fehlen jedoch Workflow-Funktionen, Audit-Trails und Sicherheitskontrollen.

Professionelle eSign-Plattformen wie Foxit eSign bieten vollständiges Workflow-Management: Dokumente versenden, Status verfolgen, automatische Erinnerungen versenden und abgeschlossene Dokumente verwalten. Dazu kommen Optionen zur Unterzeichnerauthentifizierung, detaillierte Audit-Trails für Compliance-Zwecke, wiederverwendbare Vorlagen und Integrationen mit Geschäftssystemen wie CRM- und Dokumentenmanagement-Plattformen.

Wofür eignet sich was: Für private Einzelfälle reichen ggf. Gratistools. Verträge, Personal oder auditierte Abläufe: Profi-Plattform.

Welche Dokumente können Sie elektronisch signieren?

Gängige Dokumenttypen und unterstützte Dateiformate

Elektronische Signaturen eignen sich für nahezu jedes Dokument, das traditionell eine handschriftliche Unterschrift erfordert. Häufige Anwendungsfälle sind:

  • Verträge und Vereinbarungen: Kauf- und Dienstleistungsverträge, Partnerschaftsvereinbarungen
  • HR-Dokumente: Angebote, Onboarding-Unterlagen, Richtlinienbestätigungen, Stundenzettel
  • Vertriebsunterlagen: Angebote, Quotes, Bestellungen, Rechnungen
  • Immobilien: Mietverträge, Mietzinsabrechnungen, Offenlegungen, Inspektionsberichte
  • Finanzdokumente: Kreditanträge, Kontoeröffnungen, Anlageverträge
  • Gesundheitswesen: Einwilligungen, HIPAA-Freigaben, Patientenaufnahmeformulare
  • Rechtliche Dokumente: NDAs, Verzichte, Eidesstattliche Erklärungen, Vollmachten

Die meisten eSign-Plattformen akzeptieren eine Reihe von Dateiformaten. PDF wird bevorzugt, da es die exakte Formatierung auf allen Geräten beibehält. Normalerweise können Sie jedoch Dateien aus Microsoft Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), PowerPoint (PPT, PPTX), Bildern (PNG, JPG, TIFF) und Nur-Text-Dateien hochladen. DerDie Plattform wandelt sie zum Signieren um und behält dabei die Dokumentintegrität bei.

Best Practices für das elektronische Signieren von Dokumenten

Befolgen Sie diese Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Signaturen sicher, gültig und ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Lesen Sie, bevor Sie unterschreiben

Überprüfen Sie immer das vollständige Dokument, bevor Sie es unterschreiben. Mit Ihrer elektronischen Unterschrift stimmen Sie dem gesamten Inhalt zu – genau wie bei einer handschriftlichen Unterschrift. Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, womit Sie einverstanden sind.

Überprüfen Sie die Quelle

Stellen Sie sicher, dass Signaturanfragen von erwarteten Absendern stammen. Überprüfen Sie E-Mail-Adressen sorgfältig und überprüfen Sie die Dokumentdetails, bevor Sie auf Links klicken. Phishing-Versuche können sich als legitime Signaturanfragen ausgeben.

Verwenden Sie eine starke Authentifizierung

Aktivieren Sie beim Senden von Dokumenten zur Signatur Optionen zur Unterzeichnerüberprüfung wie SMS-Codes, E-Mail-Überprüfung oder wissensbasierte Authentifizierung. Dies erhöht die Sicherheit und stärkt die Rechtsgültigkeit von Signaturen.

Pflegen Sie Prüfprotokolle

Professionelle Plattformen erstellen automatisch umfassende Prüfprotokolle und Beweispakete. Bewahren Sie unterschriebene Dokumente und die dazugehörigen Prüfaufzeichnungen auf – sie sind Ihr Beweis dafür, wer wann unterzeichnet hat und dass das Dokument nicht verändert wurde.

Signieren Sie von jedem Gerät aus

Moderne eSign-Plattformen funktionieren nahtlos auf Desktop-Computern, Tablets und Smartphones. Unterschreiben Sie, wo auch immer Sie geschäftlich unterwegs sind – stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich beim Umgang mit vertraulichen Dokumenten in einem sicheren Netzwerk befinden.

Berücksichtigen Sie Compliance-Anforderungen

Einige Branchen und Dokumenttypen erfordern bestimmte Signaturtypen oder Authentifizierungsstufen. Für Gesundheits-, Finanzdienstleistungs- und Regierungsaufträge gelten möglicherweise zusätzliche Anforderungen – überprüfen Sie diese vor dem Senden.

Warum Unternehmen sich für eSigning entscheiden

Die betrieblichen Vorteile, die die Akzeptanz vorantreiben

Unternehmen jeder Größe wechseln zu elektronischen Signaturen, weil die Vorteile weit über den Komfort hinausgehen:

  • Tempo: Was per Post Tage dauerte, ist in Minuten unterschrieben
  • Komfort: Unterzeichnen und versenden Sie Dokumente von überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit.
  • Kosteneinsparung: Druck, Versand, Kurier, physische Archivierung entfallen
  • Bessere Nachverfolgung: Dank Echtzeit-Statusupdates sehen Sie jederzeit genau, an welcher Stelle sich Dokumente im Signaturprozess befinden.
  • Mehr Sicherheit: Audit-Trails und Manipulationsnachweise bieten stärkeren Schutz als Papierdokumente.
  • Umweltvorteil: Deutlich weniger Papier und Abfall

Foxit eSign macht das Signieren von Dokumenten für Unternehmen jeder Größe einfach. Bereiten Sie Dokumente in Sekunden vor, versenden Sie sie mit wenigen Klicks zur Signatur und verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Mit umfassenden Audit-Trails, Optionen zur Unterzeichnerauthentifizierung und Integrationen mit beliebten Business-Tools bietet Foxit eSign genau die Sicherheit und Effizienz, die Ihr Unternehmen braucht.

Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zum elektronischen Signieren von Dokumenten

„eSign“ ist die Kurzform für „electronic signature“ beziehungsweise „elektronische Signatur“ und bezeichnet jede elektronische Willensbekundung, mit der jemand einem Dokument zustimmt oder es genehmigt. Die Begriffe eSign, E-Signatur und elektronische Signatur werden synonym verwendet. Eine digitale Signatur bezeichnet dagegen speziell eine Signatur mit kryptografischen Zertifikaten zur Identitätsprüfung.
Ja, in den meisten Fällen. Gesetze wie der ESIGN Act (USA) und eIDAS (EU) verleihen ordnungsgemäß ausgeführten elektronischen Signaturen für die meisten Dokumente den gleichen Rechtsstatus wie handschriftlichen Signaturen. Es gibt einige Ausnahmen für Testamente, bestimmte Immobiliendokumente und bestimmte regulierte Transaktionen.
Die meisten eSign-Plattformen bieten mehrere Möglichkeiten zum Erstellen Ihrer Signatur: Geben Sie Ihren Namen ein (die Plattform generiert einen Signaturstil), zeichnen Sie Ihre Signatur mit einer Maus, einem Trackpad oder einem Touchscreen oder laden Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch. Nach der Erstellung wird Ihre Signatur gespeichertzukünftige Nutzung.
Ja. Professionelle eSign-Plattformen bieten mobile Apps oder responsive Weboberflächen, die auf Smartphones und Tablets funktionieren. Mit Ihrem Mobilgerät können Sie von überall aus Dokumente empfangen, prüfen und signieren.
Die elektronische Signatur ist die weit gefasste Kategorie – jede elektronische Angabe der Absicht zu unterschreiben. Digitale Signaturen sind ein spezieller Typ, der Kryptografie und digitale Zertifikate verwendet, um die Identität zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Dokument nicht verändert wurde. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zu digitalen Signaturen.
Um ein Dokument zu signieren, das Ihnen jemand sendet, klicken Sie normalerweise nicht auf einen Link und melden Sie sich in Ihrem Browser an. Um Dokumente zur Signatur zu senden, benötigen Sie eine eSign-Plattform. Die Optionen reichen von einfachen kostenlosen Tools bis hin zu professionellen Plattformen mit erweiterten Funktionen.
Professionelle eSign-Plattformen nutzen mehrere Sicherheitsebenen: Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und im Ruhezustand, Authentifizierung des Unterzeichners, manipulationssichere Dokumentenversiegelung und umfassende Prüfprotokolle. Für die meisten Zwecke sind elektronische Signaturen sicherer als Papiersignaturen, weil sie Folgendes bietenNachprüfbarer Nachweis darüber, wer wann unterzeichnet hat und dass das Dokument nicht verändert wurde.
Foxit eSign bietet eine kostenlose Testversion, damit Sie die vollständige Plattform testen können, bevor Sie sich entscheiden. Dazu gehört das Senden von Dokumenten zur Signatur, das Erstellen von Vorlagen und die Verwendung von Funktionen zur Authentifizierung des Unterzeichners. Besuchen Sie Foxit eSign, um loszulegen.

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