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Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur – oder E-Signatur – ist eine legale und effiziente Möglichkeit, Dokumente digital zu signieren. Erfahren Sie, wie elektronische Signaturen funktionieren, warum Unternehmen ihnen vertrauen und wie Sie sie noch heute nutzen können.

Was ist eine elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen verstehen

Der moderne Standard zum Signieren von Dokumenten

Eine elektronische Signatur ist jede elektronische Handlung, mit der Zustimmung oder Genehmigung zu einem Dokument ausgedrückt wird. Ob Sie Ihren Namen ans Ende einer E-Mail setzen, auf einer Website auf „Ich akzeptiere“ klicken oder Ihre Unterschrift auf einem Touchscreen zeichnen - in all diesen Fällen erstellen Sie eine elektronische Signatur. Die Begriffe E-Signatur und elektronische Signatur werden synonym verwendet.

Elektronische Signaturen haben die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend verändert. Was früher Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden und Ablegen erforderte, kann heute von jedem Gerät aus in wenigen Minuten erledigt werden. Dieser Wandel hat Geschäftsprozesse beschleunigt, Kosten gesenkt und die Erfahrung für alle Beteiligten bei dokumentenbasierten Transaktionen verbessert.

Gesetze wie der ESIGN Act in den Vereinigten Staaten und eIDAS in der Europäischen Union legen fest, dass ordnungsgemäß ausgeführte elektronische Signaturen die gleiche rechtliche Bedeutung haben wie handschriftliche Unterschriften. Diese rechtliche Grundlage hat es Organisationen auf der ganzen Welt ermöglicht, das elektronische Signieren sicher einzuführen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie elektronische Signaturen funktionieren, lernen verschiedene Arten von elektronischen Signaturen kennen, verstehen Sicherheits- und rechtliche Aspekte und erfahren, wie Sie die richtige Lösung für Ihre Anforderungen auswählen. Egal, ob Sie Ihr erstes Dokument unterzeichnen oder Plattformen dafür evaluierenIn Ihrer Organisation wird Ihnen diese Ressource dabei helfen, mit Klarheit voranzukommen.

Geschäftsprofessionelles Unterzeichnungsdokument auf dem Tablet

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen erfassen die Absicht einer Person, dem Inhalt eines Dokuments zuzustimmen oder ihn zu genehmigen. Der Prozess umfasst in der Regel drei Schlüsselelemente: die Identität der unterzeichnenden Person, ihren Unterzeichnungswillen und einen sicheren Nachweis der Transaktion.

  • Dokumentvorbereitung: Der Absender lädt ein Dokument hoch und platziert Signaturfelder dort, wo Unterzeichner unterschreiben müssen
  • Authentifizierung der unterzeichnenden Person: Die Identität wird über den Zugriff auf die E-Mail, per SMS-Code oder mit anderen Authentifizierungsmethoden bestätigt.
  • Signaturerfassung: Unterzeichner erstellen ihre Signatur, indem sie ein Bild eingeben, zeichnen oder hochladen
  • Dokumentversiegelung: Das unterzeichnete Dokument wird versiegelt, um Manipulationen vorzubeugen
  • Erstellung von Audit-Trails: Ein detaillierter Datensatz erfasst, wer wann und von welchem ​​Gerät aus unterzeichnet hat, sowie andere relevante Details

Professionelle eSign-Plattformen wie Foxit eSign automatisieren diesen gesamten Prozess und machen es einfach, Dokumente zu senden, Unterschriften zu sammeln und Compliance-Aufzeichnungen zu führen.

Verschiedene Signaturmethoden dargestellt

Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?

Elektronische Signaturen gibt es in unterschiedlichen Vertrauens- und Sicherheitsstufen, die jeweils für verschiedene Anwendungsfälle geeignet sind. Wenn Sie diese Unterschiede verstehen, können Sie den richtigen Ansatz für Ihre Dokumente wählen.

  • Einfache elektronische Signaturen (SES): Einfache elektronische Signaturen wie das Eingeben Ihres Namens, das Klicken auf „Ich stimme zu“ oder das Zeichnen einer Unterschrift. Geeignet für risikoarme interne Dokumente und alltägliche Vereinbarungen.
  • Erweiterte elektronische Signaturen (AES): Sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft und werden unter Verwendung von Daten erstellt, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen. Bietet eine stärkere Identitätssicherung für Geschäftsverträge und Compliance-Anforderungen.
  • Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): Die höchste Stufe unter eIDAS, erstellt mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät und Zertifikat. Erforderlich für bestimmte regulierte Transaktionen in der EU.
  • Digitale Signaturen: Eine spezielle Form elektronischer Signaturen, die kryptografische Zertifikate zur Prüfung von Identität und Dokumentintegrität nutzt. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zu digitalen Signaturen.

Die meisten Geschäftsdokumente funktionieren gut mit einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signaturen. Qualifizierte Signaturen sind in der Europäischen Union in der Regel stark regulierten Branchen oder bestimmten gesetzlichen Anforderungen vorbehalten.

Rechtsmaßstäbe und Sicherheitskonzept

Sind elektronische Signaturen legal und sicher?

Elektronische Signaturen sind in praktisch jedem entwickelten Land rechtlich anerkannt. Der gesetzliche Rahmen stellt sicher, dass korrekt ausgeführte E-Signaturen bei den meisten Dokumenten das gleiche Gewicht wie handschriftliche Unterschriften haben.

Wichtige Rechtsvorschriften zur Feststellung der Rechtsgültigkeit:

  • Vereinigte Staaten: ESIGN Act (2000) und UETA sorgen für Anerkennung auf Bundes- und Landesebene
  • Europäische Union: Die eIDAS-Verordnung schafft einen umfassenden Rahmen für alle Mitgliedsstaaten
  • Vereinigtes Königreich: Electronic Communications Act 2000 und nachfolgende Vorschriften
  • Andere Regionen: Die meisten Länder haben ähnliche Gesetze zur Anerkennung elektronischer Signaturen verabschiedet

Professionelle eSign-Plattformen erhöhen die Sicherheit durch Authentifizierung des Unterzeichners, Dokumentenverschlüsselung, manipulationssichere Versiegelung und umfassende Prüfprotokolle. Diese Sicherheitsmaßnahmen gehen oft über das hinaus, was mit Papierdokumenten möglich ist, und liefern einen überprüfbaren Nachweis darüber, wer wann unterzeichnet hat.und dass das Dokument nicht geändert wurde.

Geschäftsteam feiert Effizienzsteigerungen

Welche Vorteile bietet die Verwendung elektronischer Signaturen?

Unternehmen, die elektronische Signaturen einführen, berichten regelmäßig von erheblichen Verbesserungen bei Effizienz, Kosteneinsparungen und Kundenerlebnis. Die Vorteile erstrecken sich über alle Abteilungen und Branchen hinweg.

  • Geschwindigkeit: Dokumente, deren Fertigstellung per Post Tage oder Wochen gedauert hat, können in wenigen Minuten signiert werden. Geschäfte werden schneller abgeschlossen, das Onboarding beschleunigt sich und Genehmigungen stehen nicht mehr ins Stocken.
  • Kostenreduzierung: Eliminieren Sie Druck-, Papier-, Porto- und physische Lagerkosten. Studien zeigen Einsparungen von mehr als 6 US-Dollar pro Dokumententransaktion.
  • Komfort: Unterschreiben Sie von jedem Gerät und überall. Sie müssen nicht drucken, scannen oder ein Büro aufsuchen.
  • Bessere Nachverfolgung: Wissen Sie genau, wo sich Dokumente im Signierprozess befinden, senden Sie Erinnerungen und sorgen Sie für vollständige Transparenz.
  • Verbesserte Sicherheit: Audit-Trails, Authentifizierung und Manipulationserkennung übertreffen die Möglichkeiten von Papierdokumenten.
  • Umweltauswirkungen: Reduzieren Sie den Papierverbrauch und den CO2-Fußabdruck durch Versand und Lagerung.

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Dokumente, die Sie elektronisch signieren können

Elektronische Signaturen funktionieren abteilungs- und branchenübergreifend

Elektronische Signaturen werden für nahezu jede Art von geschäftlichen und persönlichen Dokumenten verwendet. Fast jedes Dokument, für das traditionell eine handschriftliche Unterschrift erforderlich war, kann mit wenigen Ausnahmen auch elektronisch signiert werden.

Geschäftsdokumente: Verträge und Vereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Lieferanten- und Partnervereinbarungen, Bestellungen, Änderungsaufträge und Servicevereinbarungen. Vertriebsteams nutzen elektronische Signaturen, um Geschäfte schneller abzuschließen, während Beschaffungsteams das Onboarding von Lieferanten optimieren.

Personalwesen und Beschäftigung: Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Einstellungsunterlagen, Anmeldung zu Sozialleistungen, Richtlinienbestätigungen, Leistungsbeurteilungen und Trennungsvereinbarungen. Personalabteilungen verzeichnen oft die größten Effizienzgewinne durch elektronische Signaturen.

Finanzen und Recht: Kreditanträge, Kontoeröffnungsformulare, Anlagedokumente, Verzichtserklärungen, Freigaben und eidesstattliche Erklärungen. Finanzdienstleister setzen hier auf elektronische Signaturen mit erhöhter Authentifizierung, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Immobilien: Mietverträge, Mietverträge, Offenlegung von Immobilien und viele Transaktionsdokumente. Beachten Sie, dass für einige Immobiliendokumente (insbesondere Eigentumsübertragungen) je nach Gerichtsbarkeit möglicherweise noch eine notarielle Beglaubigung oder Unterschriften erforderlich sind.

Warum Unternehmen elektronische Signaturen wählen

Schlüsselfunktionen, die elektronische Signaturen für moderne Unternehmen unverzichtbar machen

Schließen Sie Geschäfte schneller ab

Reduzieren Sie die Signierzeit von Tagen auf Minuten. Dokumente, die früher verschickt und gewartet werden mussten, können in einer einzigen Sitzung erledigt werden, was die Umsatzzyklen beschleunigt und das Kundenerlebnis verbessert.

Rechtsverbindliche Vereinbarungen

Elektronische Signaturen werden weltweit von Gerichten und Aufsichtsbehörden anerkannt. Der ESIGN Act, eIDAS und vergleichbare Gesetze stellen sicher, dass Ihre elektronisch signierten Dokumente durchsetzbar sind.

Sicherheit auf Unternehmensniveau

Professionelle Plattformen bieten Verschlüsselung, Authentifizierung des Unterzeichners, manipulationssichere Versiegelung und umfassende Prüfprotokolle, die oft über die Sicherheit von Papierdokumenten hinausgehen.

Unterschreiben Sie von überall

Unterzeichner vervollständigen Dokumente von jedem Gerät aus – Desktop, Tablet oder Telefon. Keine Apps zum Herunterladen, keine Konten zum Erstellen. Klicken Sie einfach auf den Link und unterschreiben Sie.

Skaliert mit Ihrem Unternehmen

Von einzelnen Dokumenten bis hin zum Massenversand von Tausenden von Vereinbarungen – eSign-Plattformen wachsen mit Ihren Anforderungen. Vorlagen, Workflows und Integrationen unterstützen das Unternehmensvolumen.

Vollständige Prüfprotokolle

Jede Aktion wird protokolliert: Wer hat wann, von welcher IP-Adresse und mit welchem ​​Gerät unterschrieben? Dieses Beweispaket unterstützt die Compliance und bietet Schutz bei Streitigkeiten.

Erste Schritte mit elektronischen Signaturen

Wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse

Die Einführung elektronischer Signaturen ist unkompliziert. Für den gelegentlichen persönlichen Gebrauch können kostenlose Tools oder integrierte PDF-Signaturfunktionen ausreichen. Für den geschäftlichen Einsatz – wo Sie Dokumente zur Signatur senden, den Fortschritt verfolgen und Compliance-Aufzeichnungen verwalten müssen – eine professionelle eSign-Plattformist wesentlich.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Plattformen Ihr Volumen, Ihre Sicherheitsanforderungen, Ihren Integrationsbedarf und Ihr Budget. Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören Optionen zur Authentifizierung des Unterzeichners, Vorlagenunterstützung, Arbeitsablauf-Automatisierung, mobiles Signieren und umfassende Prüfprotokolle.

Foxit eSign: Professionelle elektronische Signaturen leicht gemacht

Foxit eSign macht das Signieren von Dokumenten für Unternehmen jeder Größe zum Kinderspiel. Bereiten Sie Dokumente in Sekundenschnelle vor, senden Sie sie mit wenigen Klicks zur Unterschrift und verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Mit umfassenden Audit-Trails, mehreren Unterzeichner-Authentifizierungsoptionen und Integrationen mit beliebtenMit seinen Business-Tools bietet Foxit eSign die Sicherheit und Effizienz, die Ihr Unternehmen benötigt.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen von Foxit eSign oder erkunden Sie Integrationen mit Ihren vorhandenen Tools.

Sind Sie bereit, den Schritt-für-Schritt-Prozess zu erlernen? Unser Leitfaden zum elektronischen Signieren eines Dokuments führt Sie sowohl durch das Signieren von Dokumenten, die Sie erhalten, als auch durch das Versenden von Dokumenten, damit andere sie signieren können.

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur

Häufige Fragen zu elektronischen Signaturen und deren Verwendung im Geschäftsleben

Eine elektronische Signatur (E-Signatur) ist jede elektronische Handlung, mit der jemand seine Zustimmung zu einem Dokument ausdrückt oder es genehmigt. Das kann so einfach sein wie das Eingeben Ihres Namens, das Klicken auf eine „Ich stimme zu“-Schaltfläche, das Zeichnen einer Unterschrift mit Finger oder Maus oder die Nutzung einer spezialisierten eSign-Plattform. Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern gesetzlich anerkannt und werden für Verträge, Vereinbarungen und Freigaben verwendet.
Ja. In den Vereinigten Staaten stellen der ESIGN Act (2000) und UETA klar, dass elektronische Signaturen den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften haben. In der Europäischen Union schafft eIDAS einen vergleichbaren Rahmen. Die meisten anderen Länder haben ähnliche Gesetze eingeführt. Für manche Dokumentarten - etwa Testamente, bestimmte Immobilienübertragungen oder Gerichtsdokumente - können jedoch weiterhin handschriftliche Unterschriften erforderlich sein.
Eine elektronische Signatur ist der Oberbegriff für jede elektronische Form des Signaturwillens. Eine digitale Signatur ist eine spezielle Art der elektronischen Signatur, die kryptografische Verfahren und digitale Zertifikate nutzt, um die Identität der unterzeichnenden Person zu verifizieren und sicherzustellen, dass das Dokument nicht verändert wurde. Jede digitale Signatur ist eine elektronische Signatur, aber nicht jede elektronische Signatur ist eine digitale Signatur.
Die meisten eSign-Plattformen bieten mehrere Möglichkeiten zum Erstellen Ihrer Signatur: Geben Sie Ihren Namen ein und wählen Sie einen Schriftstil aus, zeichnen Sie Ihre Signatur mit einer Maus, einem Trackpad oder einem Touchscreen oder laden Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch. Nach der Erstellung wird Ihre Signatur normalerweise für die Zukunft gespeichertverwenden, was das spätere Signieren beschleunigt.
Sie können die meisten geschäftlichen und privaten Dokumente elektronisch signieren, darunter Verträge, Vereinbarungen, NDAs, HR-Dokumente wie Angebotsschreiben und Onboarding-Formulare, Vertriebsunterlagen wie Angebote und Bestellungen, Immobiliendokumente wie Mietverträge und Offenlegungen sowie Finanzdokumente. Ausnahmen gelten unter anderem für Testamente, bestimmte Gerichtsdokumente und einzelne regulierte Transaktionen.
Professionelle eSign-Plattformen bieten mehrere Sicherheitsebenen: Verschlüsselung für übertragene und ruhende Daten, Unterzeichnerauthentifizierung (E-Mail, SMS, wissensbasiert), manipulationssichere Dokumentenversiegelung und umfassende Prüfprotokolle. Diese Funktionen machen elektronische Signaturen oft einfachersicherer als Papierdokumente, die unbemerkt verloren gehen, verändert oder gefälscht werden können.
Ja. Professionelle eSign-Plattformen bieten mobile Apps oder responsive Weboberflächen, die auf Smartphones und Tablets funktionieren. So können Sie Dokumente von überall mit Ihrem Mobilgerät empfangen, prüfen und signieren - ideal, wenn Sie unterwegs sind oder nicht am Schreibtisch sitzen.
Laden Sie Ihr Dokument auf eine eSign-Plattform hoch, fügen Sie Signaturfelder an den erforderlichen Stellen hinzu, geben Sie die E-Mail-Adressen der unterzeichnenden Personen ein, ergänzen Sie bei Bedarf weitere Felder wie Datum, Initialen oder Kontrollkästchen und senden Sie das Dokument ab. Die unterzeichnenden Personen erhalten per E-Mail einen Link zum Prüfen und Unterzeichnen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, werden Sie benachrichtigt und alle Beteiligten erhalten eine Kopie des signierten Dokuments.

Sind Sie bereit, das Signieren Ihrer Dokumente zu optimieren?