Foxit DMS · الاحتفاظ بالسجلات

أتمت الاحتفاظ، وحوكم كل سجل.

Foxit DMS (Document Management System) يمنح الفرق طريقة محوكَمة لتطبيق قواعد الاحتفاظ، وتتبع حالة دورة الحياة، وإدارة السجلات من الإنشاء حتى التخلص النهائي. ويرد Foxit DMS مجانًا مع اشتراك في Foxit PDF Editor أو Foxit eSign، ويتضمن مساحة تخزين غير محدودة.

لوحة معلومات الاحتفاظ بالسجلات في Foxit DMS مع حالة دورة الحياة وضوابط السياسات
ركائز الاحتفاظ بالسجلات

أساس محوكَم لإدارة السجلات

يركّز Foxit DMS قواعد الاحتفاظ وحالة دورة الحياة ونشاط التخلص في مكان واحد، لتتمكن الفرق من إدارة السجلات باتساق.
الاحتفاظ القائم على السياسات
حدّد المدة التي ينبغي الاحتفاظ بالسجلات خلالها بناءً على احتياجات العمل والمتطلبات التنظيمية.
أتمتة دورة الحياة
ابدأ الاحتفاظ بناءً على أحداث المستند الرئيسية، مثل اكتمال التوقيع أو الاعتماد النهائي.
إجراءات نهاية دورة الحياة
أرشِف السجلات أو انقلها أو أزلها باتساق عند انتهاء فترات الاحتفاظ.
شفافية الاحتفاظ
اطّلع على حالة السجلات والسياسات المطبقة والإجراءات التي تم تنفيذها.
الإمكانات

الاحتفاظ بالسجلات مدمج في دورة حياة المستند

اكتشف كيف يطبّق Foxit DMS قواعد الاحتفاظ، ويتصل بسير عمل فعلي، ويدير إجراءات نهاية دورة الحياة، ويعرض نشاط دورة الحياة، ويوسّع نطاق الحوكمة مع نمو أعمالك.
قواعد الاحتفاظ

اضبط قواعد الاحتفاظ مرة واحدة وطبّقها باتساق

يتيح Foxit DMS للمؤسسات تحديد قواعد الاحتفاظ عبر المستندات والمجلدات وسير العمل. ويمكن للفرق استخدام نوع المستند أو البيانات الوصفية أو التصنيف لتحديد فترات الاحتفاظ وإجراءات نهاية دورة الحياة.

  • قواعد احتفاظ قائمة على السياسات

    حدّد المدة التي ينبغي الاحتفاظ بالمستندات خلالها بناءً على متطلبات العمل.

  • إدارة مركزية للقواعد

    أدِر إعدادات الاحتفاظ من منصة مستندات واحدة محوكَمة.

  • تطبيق متسق

    طبّق قواعد الاحتفاظ على الفرق والمجلدات وأنواع المستندات.

  • تقليل التتبع اليدوي

    استغنِ عن جداول البيانات وتنبيهات التقويم وقرارات الاحتفاظ المنفردة.

  • حوكمة سجلات قابلة للتوسع

    وسّع ممارسات الاحتفاظ مع نمو حجم المستندات وأعداد الفرق.

تخلص خاضع للرقابة

طبّق إجراءات نهاية دورة الحياة باتساق

ينفّذ Foxit DMS إجراءات نهاية دورة الحياة بطريقة خاضعة للرقابة وقابلة للتكرار. ويمكن أرشفة السجلات أو نقلها أو إزالتها وفق قواعد الاحتفاظ المحددة، لتقلّل الفرق الاحتفاظ المفرط دون فقدان السجلات التي يلزم الاحتفاظ بها.
  • إجراءات تلقائية عند انتهاء الاحتفاظ
  • أرشفة أو نقل أو إزالة خاضعة للرقابة
  • سجل إجراءات الاحتفاظ
  • تقليل الاحتفاظ المفرط وفوضى التخزين
  • تخلص متسق عبر الفرق
  • مستودعات مستندات أكثر تنظيمًا وتركيزًا
دورة حياة المستند في Foxit DMS: من النشط إلى المؤرشف والمُتخلص منه

هل تحتاج إلى تراخيص للفرق أو حلول مخصصة؟

احصل على أسعار الكميات وميزات أمان على مستوى المؤسسات ودعم مخصص وخيارات نشر مخصصة لمؤسستك.

فريق يتعاون على المستندات
الترخيص بالجملة
ابدأ الآن

حوّل الاحتفاظ بالسجلات إلى عملية مترابطة قابلة للتكرار

يمنح Foxit DMS المؤسسات احتفاظًا قائمًا على السياسات، وأتمتة لدورة الحياة، وتخلصًا خاضعًا للرقابة، وشفافية في الاحتفاظ، مضمّنة مع Foxit PDF Editor وFoxit eSign. وأدِر السجلات من الإنشاء حتى التخلص النهائي ضمن سير عمل مترابط لـ Foxit PDF Editor وFoxit eSign.
  • قواعد احتفاظ قائمة على السياسات
  • محفّزات دورة الحياة من Foxit eSign وPDF Editor
  • إجراءات أرشفة ونقل وتخلص خاضعة للرقابة
  • حالة الاحتفاظ ونشاطه وتقاريره
  • متصل بـ Foxit PDF Editor وFoxit eSign
الأسئلة الشائعة حول الاحتفاظ بالسجلات

الأسئلة الشائعة حول الاحتفاظ بالسجلات

يساعد Foxit Document Management System، المعروف أيضًا باسم Foxit DMS، المؤسسات على تحديد مدة الاحتفاظ بالمستندات والسجلات المُدارة أو أرشفتها أو التخلص منها وفق السياسات المُهيأة.

يدعم Foxit Document Management System، المعروف أيضًا باسم Foxit DMS، قواعد احتفاظ وإجراءات دورة حياة مدفوعة بالسياسات عبر المستندات والمجلدات وسير العمل. ويقوم المسؤولون بتهيئة السياسات التي تحوكم السجلات المُدارة.

يربط Foxit Document Management System، المعروف أيضًا باسم Foxit DMS، سير عمل الاحتفاظ بـ Foxit eSign. ويمكن للفرق تطبيق قواعد الاحتفاظ على الاتفاقيات المنفذة والمستندات الموقعة المكتملة والسجلات ذات الصلة استنادًا إلى أحداث دورة الحياة.

يحافظ Foxit Document Management System، المعروف أيضًا باسم Foxit DMS، على ارتباط ملفات PDF المُدارة بالمستودع المركزي أثناء عمل الفرق في Foxit PDF Editor. ويظل سجل الإصدارات وضوابط الوصول وسياسات الاحتفاظ مرتبطة بالسجل المُدار.

يدعم Foxit Document Management System، المعروف أيضًا باسم Foxit DMS، برامج الامتثال من خلال سياسات الاحتفاظ وسجل النشاط وسير عمل التخلص الخاضع للرقابة. ولا يحل Foxit DMS محل برنامج الامتثال الخاص بالمؤسسة.