أتمتة مستندات المؤسسات: وسّع نطاق المعالجة عالية الحجم

أفضل نقطة للبدء من حيث الأثر هي التوحيد القياسي. فعندما ينتج كل قسم مستندات بتنسيقات ومستويات جودة مختلفة، تتباطأ الأنظمة اللاحقة وتتراكم فجوات الامتثال بهدوء في الخلفية. ويوقف التحويل القائم على الخادم، والمفروض عند نقطة الاستلام لا بعدها، المشكلة قبل أن تتفاقم.

ومن هناك، يعمل النهج الأكثر فاعلية للأتمتة عبر أربع طبقات:

• حوّل كل المخرجات إلى تنسيق واحد قابل للبحث عند المصدر، قبل أن تصل المستندات إلى ECM أو الأرشيف لديك.
• طبّق OCR عند الاستلام، لكي تصبح المستندات الممسوحة ضوئيًا نصًا قابلًا للاستخدام في خطوط معالجة الذكاء الاصطناعي وأدوات إدارة القضايا وأنظمة البحث.
• افرض الامتثال لـ PDF/A تلقائيًا، حتى لا تتراكم فجوات الأرشفة عبر الأقسام.
• وجّه المستندات عبر سير عمل محدد، بما يزيل عمليات التسليم اليدوية بين الأنظمة والفرق.

تغطي منتجات الخوادم من Foxit كل طبقة. ويمكنك البدء بحل مركّز لـ OCR أو الأرشفة ثم التوسع مع ازدياد تعقيد سير العمل لديك.

ابدأ بما تحله الأداة فعليًا داخل بيئتك، لا بقائمة ميزات مجردة. ومع ذلك، فإن الإمكانات التي تميّز الأتمتة بمستوى المؤسسات عن الأدوات المنفصلة هي:

• OCR عالي الدقة، وليس مجرد OCR فقط، بل تحقق متقاطع متعدد المحركات مع معالجة مسبقة للصور (تصحيح الميل وإزالة الشوائب وتصحيح الدوران) تُحسّن جودة المصدر قبل بدء التعرّف. وتعني الدقة عند الإدخال بيانات نظيفة لاحقًا.
• تكامل أصيل: ينبغي أن تتصل الأداة بالبنية التحتية الحالية عبر واجهات API قياسية وخدمات ويب، لا أن تتطلب برمجيات وسيطة مخصصة ستضطر إلى صيانتها إلى ما لا نهاية.
• امتثال PDF/A مع دعم كامل لـ ISO 19005 عبر جميع مستويات المطابقة، بشكل مدمج. وإذا كان مجرد إضافة، فسيتحول إلى فجوة.
• ضغط MRC: يقلل ضغط Mixed Raster Content أحجام الملفات بدرجة كبيرة مع الحفاظ على الجودة البصرية. وهو ضروري للأرشفة على نطاق واسع.
• المعالجة المتوازية: يجب أن يكون البرنامج قادرًا على التعامل مع كميات كبيرة عبر جميع أنوية CPU المتاحة، لا أن يضعها في طوابير متسلسلة.
• سجلات تدقيق كاملة: فالامتثال لا يتعلق فقط بتنسيق الإخراج. إن فرض سياسات المستندات وسجلات التدقيق يحميانك عند حدوث المراجعات.
• النشر المحلي أو ضمن سحابة خاصة: يجب أن تبقى المستندات الحساسة داخل بيئتك الخاضعة للتحكم.

يأتي الأمان والامتثال مدمجين في منتجات الخوادم من Foxit، فالمخرجات المعتمدة وفق ISO والوسم التلقائي ADA/Section 508 وختم Bates كلها ميزات أساسية وليست إضافات.

بالنسبة إلى سير عمل PDF في المؤسسات، يتفوق برنامج الخادم المصمم خصيصًا على أدوات سطح المكتب ومنصات الأتمتة العامة. ويعتمد المنتج المناسب على نطاق سير العمل لديك، لا على المهمة التي تريد أتمتتها اليوم فقط.

• Foxit Maestro Server OCR: ابدأ هنا عندما تكون دقة OCR ومعدل الإنتاجية هما المتطلبين الأساسيين. فهو يحوّل كميات كبيرة من المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى ملفات PDF قابلة للبحث بالكامل باستخدام محرك OCR تصويتي مع معالجة متوازية. وهو الطريق الأكثر كفاءة من حيث التكلفة لاستخراج نص نظيف لخطوط المعالجة المسبقة للذكاء الاصطناعي.
• Foxit PDF Compressor: ابدأ هنا عندما تحتاج إلى التحويل وOCR وأرشفة PDF/A وضغط MRC في منتج واحد جاهز للنشر مع حد أدنى من الإعداد. وهو شائع في قطاعات التأمين والمصارف والرعاية الصحية والحكومة. انشره وسيعمل مباشرة.
• Foxit Rendition Server: ابدأ هنا عندما يمتد سير العمل لديك عبر أقسام وأنظمة متعددة أو يتطلب منطق توجيه مخصصًا أو يحتاج إلى معالجة متحملة للأعطال على أعلى نطاق. فهو يدير خط المعالجة الكامل: الاستلام والتوجيه وOCR والضغط والحجب والإخراج في منصة واحدة.

تعتمد الإجابة على موضع تعطل عمليتك الحالية. وهناك ثلاثة سيناريوهات تغطي معظم بيئات المؤسسات:

• إذا كانت نقطة الاختناق لديك هي جودة OCR أو معدل الإنتاجية، فإن خادم OCR مخصصًا مع تحقق متقاطع متعدد المحركات وتصحيح صور مدمجًا يحقق نتائج أفضل من OCR المضمّن داخل منصة عامة.
• إذا كنت بحاجة إلى التحويل والضغط والأرشفة من دون تطوير مخصص، فإن منتجًا متكاملًا يتولى الثلاثة من واجهة واحدة يزيل مخاطر تعطل التسليم بين الأدوات.
• إذا كنت تدير سير عمل معقدًا ومتعدد الأنظمة، فإن منصة تنسيق لسير العمل مزودة بخطوط تجميع مخصصة وحوكمة مركزية وسجلات تدقيق كاملة تستبدل الحلول المجزأة المنفصلة التي نشرتها كل إدارة بشكل مستقل.

تقلل المؤسسات التي تستخدم Foxit وقت مهام المستندات اليدوية بما يصل إلى 77% وتحقق زيادة في الإنتاجية تصل إلى 65%، وفقًا لـ Forrester Consulting. وتتضاعف هذه المكاسب عندما تستبدل خمس أدوات منفصلة ببنية واحدة خاضعة للحوكمة.

تمتد إدارة مستندات المؤسسات عبر طبقتين منفصلتين كثيرًا ما يجري الخلط بينهما. إذ يتولى ECM أو DMS لديك التخزين والتنظيم والاسترجاع. أما برنامج معالجة المستندات، وهو المجال الذي تعمل فيه Foxit، فيتولى التحويل والرقمنة باستخدام OCR والضغط والامتثال قبل أن يصل المحتوى إلى مستودعك.

تمتلك معظم المؤسسات بالفعل ECM. وما ينقصها هو طبقة معالجة خاضعة للحوكمة توحد جودة المستندات قبل أن يصل أي شيء إلى التخزين. ومن دونها، ينتج كل قسم مستندات بتنسيقات ومستويات جودة مختلفة، وتتفاقم هذه التفاوتات مع مرور الوقت لتتحول إلى تعرض للامتثال وأرشيفات غير قابلة للاستخدام.

تتكامل Foxit مع منصات ECM وDMS التي تستخدمها بالفعل، بما في ذلك SharePoint وSAP وأنظمة محتوى المؤسسات الأخرى، من خلال خدمات الويب وواجهات C/.NET APIs وواجهات المكونات الإضافية المفتوحة. وبذلك تحصل على بنية معالجة واحدة مُدارة مركزيًا تغذي مستودع المحتوى الحالي لديك بمخرجات نظيفة ومتوافقة.

Foxit هو نظام متكامل للمستندات مدعوم بالذكاء الاصطناعي ويحظى بثقة أكثر من 700 مليون مستخدم وأكثر من 640,000 مؤسسة حول العالم، مع أكثر من 25 عامًا من الخبرة المدمجة في مستندات المؤسسات.