Foxit DMS · Bewaren van records

Bewaren automatiseren. Elk record sturen.

Foxit DMS (Document Management System) biedt teams een governde manier om bewaarregels toe te passen, levenscyclusstatus te volgen en records te beheren vanaf het aanmaken tot de definitieve verwijdering. Foxit DMS is gratis inbegrepen bij een abonnement op Foxit PDF Editor of Foxit eSign en omvat onbeperkte opslag.

Foxit DMS-dashboard voor recordbewaring met levenscyclusstatus en beleidsinstellingen
De pijlers van recordbewaring

Governance als basis voor het beheren van records

Foxit DMS centraliseert bewaarregels, levenscyclusstatus en verwijderactiviteiten, zodat teams records consistent kunnen beheren.
Beleidsmatige bewaring
Bepaal hoe lang records moeten worden bewaard op basis van zakelijke en wettelijke eisen.
Automatisering van de levenscyclus
Start bewaring op basis van belangrijke documentgebeurtenissen, zoals een voltooide ondertekening of definitieve versie.
Acties aan het einde van de levenscyclus
Archiveer, verplaats of verwijder records consistent wanneer de bewaartermijn afloopt.
Inzicht in bewaring
Zie waar records staan, welk beleid van toepassing is en welke acties zijn uitgevoerd.
Mogelijkheden

Bewaring van records als onderdeel van de documentcyclus

Ontdek hoe Foxit DMS bewaarregels toepast, verbinding maakt met echte workflows, acties aan het einde van de levenscyclus beheert, levenscyclusactiviteit inzichtelijk maakt en governance laat meegroeien met uw organisatie.
Bewaarregels

Stel bewaarregels één keer in en pas ze consistent toe

Met Foxit DMS kunnen organisaties bewaarregels definiëren voor documenten, mappen en workflows. Teams kunnen op basis van documenttype, metadata of classificatie bewaartermijnen en acties aan het einde van de levenscyclus instellen.

  • Beleidsmatige bewaarregels

    Bepaal hoe lang documenten moeten worden bewaard op basis van zakelijke vereisten.

  • Centraal regelbeheer

    Beheer bewaarinstellingen vanaf één governd documentplatform.

  • Consistente toepassing

    Pas bewaarregels toe op teams, mappen en documenttypen.

  • Minder handmatige registratie

    Vervang spreadsheets, agendameldingen en eenmalige bewaarbeslissingen.

  • Schaalbare recordgovernance

    Breid uw bewaaraanpak uit naarmate het documentvolume en het aantal teams groeit.

Gecontroleerde verwijdering

Pas consistente acties aan het einde van de levenscyclus toe

Foxit DMS voert acties aan het einde van de levenscyclus gecontroleerd en herhaalbaar uit. Records kunnen volgens vastgestelde bewaarregels worden gearchiveerd, verplaatst of verwijderd, zodat teams te lang bewaren verminderen zonder records kwijt te raken die ze moeten behouden.
  • Automatische acties na afloop van de bewaartermijn
  • Gecontroleerd archiveren, verplaatsen of verwijderen
  • Geschiedenis van bewaaracties
  • Minder te lang bewaren en minder rommel in de opslag
  • Consistente verwijdering binnen teams
  • Overzichtelijkere, gerichtere documentopslagplaatsen
Documentlevenscyclus in Foxit DMS: van actief naar gearchiveerd en verwijderd

Teamlicenties of maatwerkoplossingen nodig?

Ontvang volumekortingen, beveiligingsfuncties op enterpriseniveau, dedicated support en maatwerkopties voor implementatie voor uw organisatie.

Team dat samenwerkt aan documenten
Volumelicenties
Aan de slag

Maak van recordbewaring een herhaalbaar, verbonden proces

Foxit DMS biedt organisaties beleidsmatige bewaring, levenscyclusautomatisering, gecontroleerde verwijdering en inzicht in bewaring, inbegrepen bij Foxit PDF Editor en Foxit eSign. Beheer records van aanmaak tot definitieve verwijdering binnen verbonden Foxit PDF Editor- en Foxit eSign-workflows.
  • Beleidsmatige bewaarregels
  • Levenscyclustriggers vanuit Foxit eSign en PDF Editor
  • Gecontroleerde acties voor archiveren, verplaatsen en verwijderen
  • Bewaarstatus, activiteit en rapportage
  • Gekoppeld aan Foxit PDF Editor en Foxit eSign
Veelgestelde vragen over recordbewaring

Veelgestelde vragen over recordbewaring

Foxit Document Management System, ook wel Foxit DMS genoemd, helpt organisaties bepalen hoe lang beheerde documenten en records worden bewaard, gearchiveerd of verwijderd volgens geconfigureerd beleid.

Foxit Document Management System, ook wel Foxit DMS genoemd, ondersteunt beleidsgestuurde bewaarregels en levenscyclusacties voor documenten, mappen en workflows. Beheerders configureren het beleid dat beheerde records reguleert.

Foxit Document Management System, ook wel Foxit DMS genoemd, koppelt bewaarworkflows aan Foxit eSign. Teams kunnen bewaarregels toepassen op uitgevoerde overeenkomsten, voltooide ondertekende documenten en bijbehorende records op basis van levenscyclusgebeurtenissen.

Foxit Document Management System, ook wel Foxit DMS genoemd, houdt beheerde PDF’s gekoppeld aan de centrale opslagplaats terwijl teams in Foxit PDF Editor werken. Versiegeschiedenis, toegangscontroles en bewaarbeleid blijven gekoppeld aan het beheerde record.

Foxit Document Management System, ook wel Foxit DMS genoemd, ondersteunt complianceprogramma’s met bewaarbeleid, activiteitsgeschiedenis en gecontroleerde verwerkingsworkflows. Foxit DMS vervangt geen complianceprogramma van een organisatie.