Das neue System ersetzt Einzellösungen und bündelt Dokumentenbearbeitung, Signatur und Verwaltung
Berlin, 18. Mai 2026 – Foxit, ein Anbieter von PDF-, eSignatur- und Document-Intelligence-Lösungen, führt ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Die zentrale, intelligente Dokumentenplattform geht über reine Cloud-Speicherung hinaus und bietet Unternehmen mehr Struktur, Sicherheit und Kontrolle über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Das DMS ist nativ in den Foxit PDF Editor und Foxit eSign integriert und dient als zentrale Plattform für sämtliche Dateien – von der Erstellung über die Zusammenarbeit bis hin zur Signatur, Archivierung und Governance.
Da Unternehmen enorme Mengen an Dokumenten in unterschiedlichen, voneinander getrennten Systemen erstellen und speichern, verbringen Mitarbeitende einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, dem Neuerstellen verlorener Dateien oder dem Verwalten doppelter Versionen. Gartner schätzt, dass bis zu 80 Prozent der Unternehmensdaten unstrukturiert sind. Branchenstudien zufolge wenden Büroangestellte 20 bis 30 Prozent ihrer Zeit allein für die Suche nach und Verarbeitung von Informationen auf.
Der „State of Teams 2025“-Bericht von Atlassian, basierend auf einer Umfrage unter 12.000 Büroangestellten und 200 Führungskräften aus Fortune-1000-Unternehmen, zeigt, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden unbewusst Aufgaben doppelt erledigt, die in anderen Teams bereits bearbeitet werden. Ursache dafür sind fragmentierte Informationen und mangelnde Transparenz bei Dokumenten. Auch der im März 2026 veröffentlichte State of Document Intelligence-Bericht von Foxit kommt zu dem Schluss, dass fragmentierte Dokumenten-Workflows maßgeblich zur KI-Produktivitätslücke beitragen, weil sie Arbeit lediglich verlagern, statt sie zu reduzieren. Die Folgen sind erheblich: Unternehmen verlieren jährlich mehr als 14 Millionen US-Dollar durch Compliance-Verstöße. Gleichzeitig verfügen 53 Prozent der Unternehmen über mehr als 1.000 sensible Dateien, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können.
Das neue DMS von Foxit begegnet dieser wachsenden Herausforderung mit einer zentralen Plattform, die Dokumentenspeicherung, -verwaltung, -bearbeitung und -signierung zusammenführt. Unternehmen benötigen dadurch weniger Einzellösungen, Prozesse werden vereinfacht und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet.
„Die Fragmentierung im Dokumentenmanagement verursacht erhebliche Kosten für Unternehmen – das zeigen aktuelle Studien deutlich“, sagt Evan Reiss, SVP Marketing and Innovation bei Foxit. „Unterbrochene Workflows bremsen Teams nicht nur aus. Sie führen auch dazu, dass Arbeitsschritte verlagert werden, die KI eigentlich eliminieren sollte. Mit dem DMS erhalten Unternehmen die notwendige Infrastruktur, um genau dieses Problem zu lösen: ein vernetztes System, in dem Dokumente zentral gespeichert, gefunden, verwaltet und ohne Reibungsverluste bearbeitet werden können.“
Vom reinen Speichern hin zum ganzheitlichen Document Lifecycle Management
Im Gegensatz zu herkömmlichen Cloud-Speicherlösungen, die sich in erster Linie auf die Speicherung und Freigabe von Dateien konzentrieren, ist Foxit DMS darauf ausgelegt, den gesamten Dokumentenlebenszyklus zu verwalten. Das System bietet ein zentrales, cloudbasiertes Repository, das Nutzer:innen mehr Transparenz und Kontrolle beim Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Strukturierte Ordner, Metadaten-Tagging und Volltext-OCR-Suche verkürzen die Dokumentenabrufzeiten um bis zu 40 Prozent. Versionshistorie, Check-in-/Check-out-Kontrollen und Compliance-Protokolle gewährleisten dabei eine klare, überprüfbare Nachverfolgung sämtlicher Bearbeitungen, Genehmigungen und Signaturvorgänge.
DMS ist vollständig in Foxit PDF Editor und Foxit eSign integriert, wodurch Nutzer:innen Dateien bearbeiten, signieren, speichern und verwalten können, ohne zwischen Tools wechseln oder Inhalte duplizieren zu müssen. Dieser einheitliche Ansatz schafft eine zentrale Informationsbasis für geschäftskritische Dokumente, verbessert die Zusammenarbeit und reduziert Fehler.
Kernfunktionen
Zu den Kernfunktionen gehören:
Zentraler Dokumenten-Repository mit unbegrenztem gemeinsam genutztem Cloud-Speicher
Erweiterte Speicher- und Metadaten-Tagging-Funktionen, benutzerdefinierte Klassifizierung und Volltext-OCR-Suche für eine schnellere Dateisuche
Versionskontrolle und Ein- und Auschecken zur Vermeidung von Duplikaten und Konflikten
Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Prüfpfade zur Unterstützung von Governance und Überwachung
Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsregeln zum Schutz von Dateien und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Aufbewahrungsrichtlinien und Lebenszyklusmanagement zur Automatisierung der Dokumentenverwaltung
Im Zusammenspiel helfen diese Funktionen Unternehmen dabei, den Zeitaufwand für die Dateisuche zu reduzieren, die Dokumentengenauigkeit zu verbessern und die Kontrolle über sensible Informationen zu stärken.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung
Durch die Bündelung dokumentenbasierter Workflows Zusammenführung von Dokumenten-Workflows auf einer einzigen Plattform unterstützt Foxit DMS Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Außerdem können Unternehmen ihre Abhängigkeit von mehreren Speicher- und Kollaborationstools verringern, Doppelarbeit minimieren und sicherstellen, dass Mitarbeitende stets mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Allein durch die Konsolidierung der Tools lassen sich Verwaltungsaufwände um bis zu 30 Prozent reduzieren, sodass sich die Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Foxit DMS ist ohne zusätzliche Kosten in den Abonnements für Foxit PDF Editor und Foxit eSign enthalten und bietet Unternehmen eine kostengünstige Möglichkeit, ihr Dokumentenmanagement zu modernisieren, ohne die Komplexität zu erhöhen oder neue Systeme einzuführen.
Verfügbarkeit
Foxit Document Management System ist ab dem 13. Mai 2026 verfügbar, zunächst in Europa und Nordamerika, und zugänglich über https://cloud.foxit.com.
Weitere Informationen zu Foxit DMS finden Sie unter https://www.foxit.com/document-management-system/.
Über Foxit
Foxit ist ein führender Anbieter innovativer PDF-, eSignatur- und Document-Intelligence-Lösungen. Mit mehr als 700 Millionen Nutzer:innen sowie über 640.000 Kund:innen weltweit bietet Foxit KI-gestützte Werkzeuge für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, elektronische Signaturen und die Zusammenarbeit in Teams. Als einer der ersten PDF-Anbieter, der KI in seine Plattform integriert hat, unterstützt Foxit Unternehmen dabei, intelligente Dokumenten-Workflows zu implementieren, die die Produktivität steigern und gleichzeitig den Menschen die Kontrolle über die Entscheidungsfindung lassen. Weitere Informationen finden Sie unter https://foxit.com/de/.
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